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Einführung von professioneller Lösung zur automatisierten Bearbeitung der Rechnungsbelege


“Deutsche See“ GmbH ist mit rund 1.700 Mitarbeitern in 23 Niederlasungen und den Produktionsstandorten in Bremerhaven und Hamburg der nationale Marktführer für Fisch und Meeresfrüchte. Das Unternehmen bietet mit einer ausgefeilten Kühllogistik bundesweit die köstliche Vielfalt aus allen Weltmeeren in optimaler Frische. Mit den Unternehmensbereichen Wareneinkauf, Qualitätsmanagement, Fisch- und Feinkostmanufaktur, Marketing und Vertrieb, Logistik und Distribution setzt “Deutsche See“ jährlich ca. 80.000 Tonnen lebende, frische und tiefgekühlte Ware um. Täglich prüft “Deutsche See“ das Angebot auf den weltweiten Seafoodmärkten und nur die beste und frischeste Rohware wird getreu dem Motto „Dem Genuss verpflichtet“ für die Kunden ausgewählt. “Deutsche See“ GmbH, Deutschlands größter Anbieter für Fisch und Meeresfrüchte, hat seinen gesamten Rechnungseingang mit einer umfassenden Lösung von bpi solutions automatisiert. Alle Belege werden am Firmensitz in Bremerhaven mit BPM inspire und smartFIX verarbeitet und in dataglobal CS revisionssicher archiviert. Die Integration des ERP- und Archiv-Systems garantiert eine hohe Automatisierungsquote und spart Arbeitszeit. Durch die automatisierte Rechnungsbearbeitung gelingt “Deutsche See“ eine deutliche Kostensenkung sowie eine Erhöhung der Effizienz und Transparenz in ihren Geschäftsprozessen. Für Marc Neuschl, Leiter Finanzen, Controlling und IT bei “Deutsche See“ stand fest: “Die Zeit der manuellen Erfassung von Kreditorenrechnungen bei “Deutsche See“ ist vorbei. Das Hantieren mit Papier und die umständliche händische Datenerfassung sind zu zeitaufwendig und fehleranfällig. Das passt nicht zu einem Marktführer mit hochmodernem Qualitätsmanagement. Eine professionelle Lösung zur automatisierten Bearbeitung der Rechnungsbelege muss realisiert werden.“

Motivation und Herausforderung

Die zentrale Buchhaltung bei “Deutsche See“ erledigt die Rechnungsverarbeitung für die Produktionsstandorte in Bremerhaven und Hamburg sowie die 23 Niederlassungen. Effizienz ist bei “Deutsche See“ eine Tugend, nicht nur in der Produktion und Logistik sondern auch in der Verwaltung. Bereits Mitte der 90er Jahre entschied man sich für die Einführung eines zentralen Archivs, dataglobal CS und die späte Erfassung der Rechnungsbelege. Ausschlaggebend für die Wahl war damals der hohe Integrationsgrad in das SAP-System, vordringliches Ziel die Ausweitung des elektronischen Datenaustauschs mit den Geschäftspartnern. Inzwischen wurden jährlich 60.000 Eingangsrechnungen von 9.400 Lieferanten bearbeitet. Im ungünstigsten Fall benötigte eine Rechnungsprüfung und Freigabe, die per Hauspost und Laufzettel an die entsprechenden Ansprechpartner geschickt wurde, mehrere Wochen. Ein langwieriger Prozess mit vielen möglichen Fehlerquellen. Ferner konnte nicht immer sofort nachvollzogen werden, bei wem der betreffende Vorgang zur Bearbeitung vorlag, so dass Auskünfte gegenüber Kunden und Lieferanten nicht immer zeitnah möglich waren.

Entscheidung für elektronische Geschäftsprozesse

Im Jahr 2005 fiel dann die Entscheidung ein System zur automatisierten Rechnungsbearbeitung einzusetzen. Denn nur eine weitgehend automatisierte elektronische Verarbeitung konnte dazu beitragen, die Buchhaltung von der Papierflut zu entlasten und Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

Größtmöglicher Automatisierungsgrad

Nach der systematischen Marktbeobachtung und der Präsentation verschiedener Anbieter fiel die Wahl im November 2005 auf das Softwarehaus bpi solutions. Die Implementierungsspezialisten überzeugten mit einer integrierten best-practice-Lösung, die aus den Standardsoftwarekomponeten smartFix von Insiders Technologies und BPM inspire von Inspire Technologies realisiert wurde. Nach dem Kick-off im Dezember 2005 wurde das Pflichtenheft erstellt und im Januar 2006 startete die Umsetzung und Realisierung des Projektes Rechnungseingangsbearbeitung.

Erkennung und Verifizierung

Alle Rechnungen, die als Papierbelege bei “Deutsche See“ eintreffen, werden zunächst gescannt. smartFIX übernimmt dann den Import der Dokumente, die automatische Analyse inklusive der Klassifikation und Extraktion der Daten. Dazu werden die Rechnungsbelege anhand von Freiformmethoden und formularbasierten Techniken analysiert, automatisch klassifiziert und für jede Dokumentenklasse mit unterschiedlichen Verfahren extrahiert.
Das System erkennt in jedem Dokument die buchungsrelevanten Informationen wie: Rechnungs- und Bestellnummer, Kreditor, Mehrwertsteuersatz und -betrag, Zahlungskonditionen, Netto-Betrag sowie Menge, Rabatte, Einheit pro Position, Bezugsnebenkosten sowie komplette Positionstabellen. Der Daten-Abgleich, d.h. die Prüfung und Verifikation werden gegen die Kreditorenstammdaten und das Bestellwesen durchgeführt. Ferner wird die Datenqualität durch mathematische und logische Prüfungen wie Bestelldaten, Summen- und Saldenvergleiche der Einzelpositionen verbessert.

Buchen ohne manuelles Eingreifen

Wird die Prüfung ohne Fehler durchlaufen, findet die sogenannte Dunkelbuchung statt; d.h. ohne weiteres Eingreifen werden aus den extrahierten Rechnungspositionen Buchungssätze generiert und diese zur Buchung an das entsprechende System weitergegeben. Nicht korrekt erkannte Belege werden zur manuellen Verifizierung angezeigt. Nach der Rechnungsklassifizierung und dem Datenabgleich werden die elektronischen Rechnungen im angeschlossenen Archivsystem dataglobal CS abgelegt und stehen zur Rechnungsprüfung zur Verfügung.

Automatisiert: Der Rechnungsprüfungs-Workflow

Im Anschluss an die elektronische Erfassung und das automatisierte Verifizieren steuert das BPM-Werkzeug BPM inspire die Folge-Workflows und die Überwachung der Abläufe.
Wo früher die Hauspost bei “Deutsche See“ die physische Verteilung der Belege zu den zuständigen Mitarbeitern übernahm, leitet heute BPM inspire die Rechnungen papierlos nach klar definierten Regeln in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter. Am Rechnungsprüfungsworkflow “Deutsche See“ sind insgesamt ca. 270 Personen beteiligt. Die Rechnungsprüfung übernehmen die Kreditorenbuchhalter direkt am Bildschirm. Sie wählen aus dem Posteingang die zu bearbeitende Rechnung aus. Auf dem Bildschirm wird neben dem Rechnungsprüfungsvorgang die entsprechende Rechnung angezeigt. Sie leiten das Freigabeverfahren ein, indem die Rechnungen zur weiteren Prüfung an die verantwortlichen Sachbearbeiter in den verschiedenen Abteilungen weitergereicht werden. Das System unterstützt die Buchhalter mit klar hinterlegtem Regelwerk, wer welche Berechtigungen zur Freigabe besitzt. In den Abteilungen ordnet der Sachbearbeiter die einzelnen Rechnungspositionen und Sammelrechnungen je nach Bestellung den unterschiedlichen Kostenstellen zu. Die Freigabe erfolgt dann nach Kostenstellenverantwortlichkeit und ggfs. nach Hierarchieebene. Sind noch etwaige Fragen offen geblieben, kann die Rechnung jederzeit an weitere Sachbearbeiter zwecks Rückfrage geschickt werden.

Terminüberwachung par excellence

Die Terminüberwachung unterstützt die Kreditorenbuchhaltung “Deutsche See“ bei der zeitlichen Überwachung der Abläufe und der Abbildung von Vertretungen. Diese ausgeklügelte Vertreterregelung sorgt nicht nur für die Bearbeitung durch den stellvertretenden Kollegen im Urlaubsfall, sondern erkennt und eskaliert auch die Aufgaben, die bis zu einem vordefinierten Zeitpunkt nicht bearbeitet wurden. Das Eskalationsszenario ist bei “Deutsche See“ in zwei Stufen festgelegt. In der ersten Stufe erhält der Sachbearbeiter eine Erinnerung, in der zweiten Stufe wird der Vorgang weitergeleitet.

Transparenz durch integriertes Reporting

Sämtliche Rechnungsvorgänge werden im Eingangsbuch bei “Deutsche See“ in der Kreditorenbuchhaltung übersichtlich dargestellt. Im Eingangsbuch kann nach allen benötigten Kriterien wie Kreditorenname, Datum, Rech.-Nr., Betrag u.a. sortiert werden. Mit einem weiteren Klick wird der jeweilige Vorgang im Detail angezeigt. Das System steuert und überwacht sämtliche Prozessschritte zentral und erstellt die gewünschten Monitoring-Ansichten mit umfangreichen Protokollen zu allen Vorgängen in Echtzeit. Mit dieser umfassenden Reportingfunktion wurde bei “Deutsche See“ ein sehr wichtiges Anliegen realisiert, die topaktuelle Übersicht über alle in Bearbeitung befindlichen Rechungen. Harry Stehrenberg, Leiter der Buchhaltung “Deutsche See“ erklärt: „Früher wusste ich nie genau, bei wem sich die gesuchte Rechnung gerade befindet und warum sich die Bearbeitung verzögert. Jetzt können wir mit einem Blick feststellen, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus zu einer Rechnung ist, wer den Vorgang bearbeitet und bei Anruf des Lieferanten sofort eine gezielte Auskunft geben. Wir haben den Lebenslauf der Rechnungen voll im Griff. Das ist für uns in der täglichen Arbeit eine deutliche Erleichterung.“

Mehr als nur Eingangsrechnungen

Neben der Eingangsrechnungsverarbeitung wurde für die elektronische Be- und Verarbeitung der Regulierungsbriefe und Belastungsanzeigen von großen Zentralkunden gemeinsam von bpi solutions und Helmut Borghorst, verantwortlich für das Forderungsmanagement und die Vertriebs-IT-Entwicklung bei “Deutsche See“, die ausgeklügelte Lösung „Debiflow“ entwickelt. Bei den Belastungsanzeigen handelt es sich um Reklamationsanzeigen, Rechnungen von Kunden für z. B. Mengen- und oder Preisdifferenzen.
Für diese umfangreiche Aufgabenstellung wurde eine komfortable Zusatzapplikation mit Archivanbindung, Kontierungslogiken, definierten Abwicklungsregeln, und einem Workflow realisiert. Nach dem Posteingang der Belastungsanzeigen, überwiegend in elektronischer Form wie PDF oder EDI, erfolgt zunächst ein Abgleich mit den intern vorliegenden Gutschriften, wie z. B. für die Pfandrückgaben. Papierbelege werden sofort gescannt und mittels einer smartFix-Lösung digitalisiert. Intelligent ausgefeilte Prozeduren selektieren auf Basis z.T. nur spärlicher Kundenangaben die entsprechenden internen Belege. Liegt eine Gutschrift vor, so wird die entsprechende Belegnummer als Ausgleichsbeleg für den Belegausgleich im SAP-System registriert. Fertig, der Rest läuft vollautomatisch. Liegt keine oder eine abweichende Gutschrift vor, wird die zugrundeliegende bzw. in Frage kommende Rechnung aus dem Archiv selektiert. Dem verantwortlichen Sachbearbeiter wird dann der komplette Vorgang, d.h. Belastungsanzeige, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Der Sachbearbeiter kann per Kopfdruck eine Anfrage per E-Mail an den Vertrieb starten. Die Verkaufsniederlassung kann die zugeordneten Vorgänge per Mausklick öffnen und kommentieren, z. B. „siehe Ersatzlieferung # 4711“. Bei ungerechtfertigten Belastungsanzeigen löst der Sachbearbeiter per Klick die Widerspruchskorrespondenz an den Kunden aus. Die durchdachte Wiedervorlagefunktion befähigt den Sachbearbeiter zur optimalen Vorgangsverfolgung und Wiederaufnahme zum idealen Zeitpunkt. Mit dieser Applikation ist “Deutsche See“ in der Lage beim Eintreffen der Regulierungsbriefe nahezu alle Belastungsanzeigen bereits vorweg geklärt zu haben und „vollautomatisch“ im SAP-System zu buchen. Unberechtigte Belastungsanzeigen lassen sich so größtenteils bereits im Vorfeld abwehren. Mit dieser individuell auf die Bedürfnisse bei “Deutsche See“ entwickelten Applikation erzielt das Unternehmen einen signifikanten Zeit- und Kostennutzen.

Punktlandung: in Zeit und Budget

In nur sechs Monaten hat bpi solutions gemeinsam mit einem Kernteam aus “Deutsche See“- Mitarbeitern bestehend aus jeweils zwei Kollegen aus den Bereichen der IT-Abteilung, der Kreditorenbuchhaltung und der Belastungsverrechnung die Eingangsrechnunglösung realisiert. In drei weiteren Monaten folgte die umfangreiche Zusatzapplikation „Debiflow“. Heute braucht “Deutsche See“ für die Abwicklung der Rechnungen und Gutschriften deutlich weniger Zeit. Manuelle Eingaben und Abgleiche sind spürbar seltener geworden. Die Erkennungsquoten bei “Deutsche See“ liegen auf Feldebene bei über 90%. Pro Monat werden je nach Saison zwischen 4.000 bis 7.000 Rechnungen verarbeitet. Die größten Vorteile bemerkten die Mitarbeiter, die mit der neuen Rechnungsbearbeitungslösung arbeiten, unmittelbar. „Wir haben von vielen Anwendern eine positive Rückmeldung über die Handhabung und die Erleichterung im Tagesgeschäft erhalten. Wir stellen eine Zeitersparnis von über 70 Prozent für die formelle Rechnungserfassung und -prüfung fest sowie eine viel höhere Datenqualität. Als herausragende Merkmale sind gewiss die extrem kurzen Laufzeiten und die gewonnene Transparenz über alle Vorgänge festzuhalten“, sagt Harry Stehrenberg und ergänzend fügt er hinzu: „Zusätzlich konnten wir bei unseren Kunden und Lieferanten weitere Sympathie- und Bonuspunkte für die schnellere und weniger fehlerbehaftete Abwicklung gewinnen.“ „Insgesamt ist der Nutzen größer als erwartet und unterm Strich hat sich die neue Lösung für “Deutsche See“ schon jetzt gelohnt,“ stellt Projektleiter Thorsten Weber fest. „Das heißt, nach ca. 1,5 Jahren haben wir bereits den Return on Investment erreicht. Das angestrebte Ziel die internen Prozesse sowohl in den Fachabteilungen als auch im IT-Bereich zu verschlanken wurde erreicht. Die Kollegen werden in ihrem Tagesgeschäft deutlich entlastet und können sich wichtigeren Aufgaben widmen als Administrations- oder Erfassungstätigkeiten.“

Erfolgreich mit integrierten Lösungen

“Deutsche See“ setzt seit 1996 im Bereich der klassischen Archivierung das Produkt dataglobal CS erfolgreich ein. Hier werden u.a. täglich ca. 10.000 Lieferscheine gescannt. Seit 2006 ist zusätzlich die E-Mailarchivierung datgloblal CS für Lotus Notes im Einsatz.

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