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Perfektes Zusammenspiel von CRM und CMP für umfassende Produkt- und Vertriebsinformationen


ADA Gruppe

Seit Jahrzehnten steht einer der führenden Polstermöbelhersteller Europas, die ADA Möbelfabrik, als Begriff für Wohnqualität auf höchstem Niveau. Als im Jahre 1970 der Gründer der Firma ADA, die Firmenbezeichnung leitet sich von „Alois Derler, Anger“ ab, verstarb, beschäftigte das Unternehmen bereits 300 Arbeiter und Angestellte und erzeugte Polstermöbel und Matratzen. Sohn Oskar Derler übernahm das Familienunternehmen und machte es zum größten Möbelhersteller Österreichs. Das größte Plus von ADA ist das Engagement seiner Mitarbeiter: Vom Auszubildenden bis zum Manager, vom Außendienstmitarbeiter bis zur Grafikerin, vom Tischler bis zur Näherin – hier ziehen alle an einem Strang. Flexibilität, Zuverlässigkeit, kurze Lieferzeiten und absolute Termintreue zählen zu den Stärken von ADA und sind durch die weitgehende Unabhängigkeit von Vorlieferanten gesichert. Heute führt das in Österreich, Ungarn und Rumänien produzierende Unternehmen nahezu alle Arbeiten im eigenen Unternehmen durch, angefangen beim eigenen Sägewerk über die Fertigung bis hin zur Verpackung und Lieferung. Handwerkskunst trifft auf computergesteuerte Produktionstechnik. Präzision und Sorgfalt spielen dabei eine ebenso wichtige Rolle wie kundenorientierte Fertigungszeiten. Traditionell gewachsene Strukturen werden bei ADA mit den Anforderungen eines international zusammenwachsenden Marktes verbunden.

Herausforderung Internationalität

Der international agierende Polstermöbelhersteller ADA setzt bereits seit 1999 den bpi Publisher ein. Begonnen hat die erfolgreiche Zusammenarbeit kurz vor der Jahrtausendwende als die ADA-Gruppe auf der Suche nach einer Kommunikations- und Publikationslösung war, die den internen Anforderungen gerecht wird. Bei bpi solutions wurde ADA auf eine durchgängige Lösung, dem Vorläufer des heutigen bpi Publisher, aufmerksam. Alfred Hirschberger, IT ADA Möbelfabrik GmbH erinnert sich: „Wir haben seinerzeit sehr intensiv am Markt recherchiert, doch wir haben keinen vergleichbaren Anbieter gefunden, der mit seiner Lösung unsere Anforderungen adäquat abbilden konnte.“Den Anstoß gaben die internationalen Kataloge zu den Möbelprogrammen, die für die Fachhandelspartner erstellt werden sollten. Dabei kam es darauf an, die Möbel mehrsprachig zu beschreiben und auch kurzfristig noch Korrekturen vornehmen zu können. Neben der Prozessoptimierung bei der Medienerstellung und -verwaltung sollte die effiziente Versorgung der Händler mit qualitätsgesicherten und individualisierbaren Preislisten möglich sein. Das bedeutete entweder einen sehr hohen manuellen Aufwand, oder die Entscheidung für eine intelligente Cross Media Publishinglösung.

Zentrale Datenhaltung, übergreifende Integration

Der bpi Publisher überzeugte die Verantwortlichen bei ADA durch das medienübergreifende Konzept und die Module, die von der Erstellung über die Mehrsprachigkeit bis zur individuellen Anpassung der Preislisten und Verkaufsunterlagen den gesamten Prozess abdecken. Alle relevanten Informationen wie Artikel, Varianten, Beschreibungen, mehrsprachige Texte, Preise, Konditionen und Fotos werden in der vielseitigen Produktdatenbank verwaltet, die mit dem vorhandenen branchenspezifischen ERP-System verbunden ist. Für den Produktionsprozess bedeutet die Einführung des bpi Publisher eine spürbare Vereinfachung dank der direkten Verknüpfung mit dem Layout.

Automatisierung und Kostenersparnis

Die Entscheidung fiel sehr schnell. Die Installation der Publisher-Module und die individuelle Anpassung erfolgte in wenigen Wochen und überzeugte von Anfang an. Schnell und einfach werden Kataloge und Preislisten erstellt bzw. Preisänderungen und Sprachversionen aktualisiert – zeitraubende manuelle Anpassungen gehören der Vergangenheit an. Alfred Hirschberger stellt fest: „Der Publisher nimmt uns zeitraubende operative Aufgaben ab und beschleunigt den gesamten Prozess der Erstellung der Preis- und Typenlisten unserer hochkomplexen Produkt- und Konditionenstruktur. Der Einsatz des bpi Publishers brachte uns wesentliche Erleichterungen. Die übergreifende Integration der Daten und des Layouts haben uns erstmals ermöglicht Medien- und Systembrüche auszuschalten.“

Perfektes Werkzeug

Aktuell wird die neue Version des Cross Media Publingsystems eingespielt. Alfred Hirschberger ist nach wie vor von der Lösung begeistert: „Der bpi Publisher hat sich in den Jahren zu einem perfekten Werkzeug weiter entwickelt. Wo früher individuelle Anpassungen nötig waren, sind heute sämtliche Funktionen im Standard abgebildet. Und immer wieder kommen neue Funktionen hinzu, die uns weiterhelfen, z.B. in der Druckvorstufe oder bei der Darstellung der Zeichensätze unserer osteuropäischen Kataloge und Preislisten.

Professionelle Prozesse im Kundenbeziehungsmanagement

Langfristiger Unternehmenserfolg basiert immer auf mehreren Säulen. Höchste Qualität, pünktliche Lieferung und Innovationsfähigkeit sind zentrale Standbeine. Zusammen mit dem Bielefelder CRMSpezialisten der bpi solutions machte sich ADA an die Einrichtung einer zentralen Datenbasis. Das Team der bpi solutions genoss bei ADA bereits einen „ausgezeichneten Ruf als Experten für komplexe Strukturen und Herausforderungen. Welche Aufgabenstellung wir auch immer haben, das bpiTeam ist uns stets ein verlässlicher Partner“, sagt Alfred Hirschberger. Als international aufgestelltes Unternehmen ist ADA immer daran interessiert den Innen- und Außendienst optimal mit Informationen zu Kunden und Händlern auszustatten und eine bestmögliche Wertschöpfung zu ermöglichen. Der bpi Sales Performer furniture setzt genau da an. Mit integrierter Schnittstelle zum Publisher schließt dieser die Lücke zwischen Vertrieb, Marketing und Service. Zu den Geschäftsprozessen, die ADA mit der Customer Relationship Management Lösung von bpi solutions unterstützt, zählt die klassische Kundeninformationsverwaltung mit Ansprechpartnern und allen verbundenen Aktivitäten. Besondere Bedeutung hat die Verwaltung der Besuchs- und Gesprächsberichte von Vertriebsmitarbeitern, die zentral und einheitlich strukturiert im bpi Sales Performer angesiedelt ist. Besonders geschäftskritische Anwendungen sind das Platzierungsmanagement und das gesamte Reporting. All dies wird im bpi Sales Performer abgebildet und unterstützt. Für die Mitarbeiter bei ADA ist der bpi Sales Performer zum zentralen Arbeitsinstrument geworden. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat unmittelbaren Zugriff auf alle relevanten Kundeninnformationen sowie die damit verbundenen Dokumente, z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Besuchsberichte. Gerhard Vorraber, Vertriebs-Vorstand: „Der Sales Performer furniture versetzt uns in die Lage alle entscheidungsrelevanten Faktoren jedes Händlers im Überblick zu behalten. Alle Informationen wie Firmen, Ansprechpartner, Kontakte, Aufträge, Umsätze stehen den Zugriffsberechtigten zur Verfügung.“

bpi Sales Performer verbindet Platzierungsmanagement mit Auswertungen

Die Stammdaten sind letztlich nur die Basis für vertriebssystematische Arbeit. Hinzu kommen neben den Kundenkontakten eine Vielzahl von Daten zu Auftragseingang und Umsatz, zur Kundenplanung, zu den Möbelprogrammen und nicht zuletzt geplante Vertriebsmaßnahmen. Der bpi Sales Performer stellt dabei sicher, dass alle relevanten Daten einen festen Platz in der Datenbank des bpi Sales Performers besitzen. Diese ist mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden. Mit den vielfältigen Funktionen im bpi Sales Performer hat ADA seine Händler und Interessenten stets im Blick. Dabei geht den Mitarbeitern keine Chancen verloren. So kann der Innen- und Außendienst die Händler von der Planung über die Verkaufsförderung bis zum Platzierungsmanagement unterstützen. Das CRM-System gibt Aufschluss über den Einfluss von Platzierungen im Verkaufsraum und über die Projektdurchlaufzeiten. Besonders für Marketing und Vertrieb interessant zeigt sich die detaillierte Platzierungsmanagementanalyse, die klar beantwortet, wie Käufer auf das Möbelprogramm reagieren. Der umfassende Platzierungsvergleich liefert ADA wichtige Hinweise über die Umschlagshäufigkeit vom Einzelartikel bis zum kompletten Möbelprogramm. So stellen Marketing und Vertrieb fest, welche Platzierungen besonders erfolgreich waren. Von der geplanten Werbekampagne bis zur Betreuung der Händler: Kosten und Ergebnis sind auswertbar und bilden die Grundlage für die perfekte Planung in der Zukunft.

bpi Sales Performer lässt keine Fragen offen

Aber auch Fragen zum Vertriebsprozess werden für das Management mit dem bpi Sales Performer durch die Transparenz und Auswertbarkeit der Daten greifbar. Sämtliche Angebote und Rechnungen sowie die jeweiligen Vertriebsvorgänge sind sofort abrufbar. Die Forecasts müssen nicht separat erstellt werden, sondern ergeben sich automatisch aus den Positionen der Vertriebsprojekte. Die erzielten Ergebnisse werden gemäß einer definierten Kennzahlenstruktur auf verschiedensten Ebenen ausgewertet, sowohl für die unterschiedlichen Möbelprogramme, als auch nach Händlern, Regionen und Verkaufsgebieten. So ermöglicht der bpi Sales Performer Aus
sagen zur Umsatzwahrscheinlichkeit, die wiederum als Bestell- und Logistikkomponente für das interne Bestellwesen fungieren. „Ich hatte es kaum für möglich gehalten, dass eine funktionierende Vertriebsunterstützung in einer derart hohen Qualität erreicht werden kann“, betont Gerhard Vorraber. „Dem Vertrieb liegen zu jedem Interessenten und Kunden vollständige Daten der Kontakte, der Möbelprogramme der Akquisetätigkeiten und des Angebots- und Abrechnungswesens vor. Die Vertriebsstrukturen sind transparent abgebildet und wir können per Klick stets den aktuellen Forecast einsehen. Der bpi Sales Performer ist ein gutes Steuerungsinstrument für das Außendienstcontrolling. Das Platzierungsmanagement ist intelligent nutzbar für Auswertungen und die konkrete Weiterentwicklung im Verkauf. Hier sind Management und Vertriebsleitung gefordert, die Rahmenbedingungen laufend zu überprüfen um zur weiteren Absatzoptimierung beizutragen.“

Kennzahlen für Führungskräfte

„Wir haben mit dem bpi Sales Performer furniture ein modernes CRM-System, das uns in idealer Weise unterstützt, unsere Unternehmenstruktur mit der hochkomplexen Kunden- und Produktstruktur abzubilden und alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellt. Insbesondere im Controlling schätzen wir die umfassenden Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten, die es uns ermöglichen alle Konsolidierungsebenen, d.h. sowohl einzeln pro Standort als auch auf Konzernsicht verdichtet zu betrachten.“ Dennoch ist dem Vertriebs-Vorstand Gerhard Vorraber bewusst: „Ein CRM-Projekt endet nie.“ Doch mit dem bpi Sales Performer furniture fühlt man sich in Anger gut gerüstet für die Zukunft.

Die nächsten Schritte folgen

Alfred Hirschberger fasst die guten Projekteindrücke zusammen: “Wir ziehen einen sehr breitbandigen Nutzen aus den bpi-Lösungen. Die Branchenlösungen und das Know-how der bpi solutions sind sehr überzeugend. Bereits in der ersten Präsentation wurde deutlich, das bpi-Team steht nicht nur für gute IT-Spezialisten, sondern auch betriebswirtschaftlich und vertrieblich weiß man, worüber gesprochen wird und spürt sofort die fundierten Erfahrungen. Wir haben wieder eine wichtige Etappe genommen, nun geht es weiter, der vollständige Rollout wird fortgesetzt.“

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