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    Unternehmensrisiken minimieren und Verwaltungsprozesse beschleunigen


    Staatlich Bad Meinberger

    Das traditionsreiche Familienunternehmen aus Horn – Bad Meinberg im Naturpark Teutoburger Wald/ Eggegebirge vermarket seine Produkte in NordrheinWestfalen sowie in Teilen von Niedersachen und Hessen. Der Absatz erfolgt ausschließlich über den ausgewählten Getränke-Fachgroßhandel. In den letzten Jahren hat die Staatlich Bad Meinberger Mineralbrunnen GmbH & Co. KG das Unternehmen weiter ausgebaut. Und neben einer neuen Hochleistungsabfüllanlage für PET-Mehrwegflaschen ein erweitertes Lager in Betrieb genommen. Der Ausbau der Abfüllkapazitäten und die Entwicklung von Produktinnovationen haben zu einer deutlichen Absatzsteigerung der natürlichen Mineralwässer und Erfrischungsgetränke geführt.

    Strukturiertes Vertragsmanagement für den unternehmerischen Erfolg

    Täglich werden bei Staatlich Bad Meinberger Verträge erstellt, korrigiert und verwaltet. Doch wie behält man den Überblick über Verträge und Vertragsinhalte? Diese Frage beschäftigte auch die Verantwortlichen im Unternehmen, denn als Produzent mit vielen Geschäftspartnern und Außendienstmitarbeitern ohne eigene Distribution gilt es viele Verträge zu verfolgen und einzuhalten. Die klassische manuelle Erstellung und Pflege war zu einer zeitraubenden Angelegenheit geworden. Zur Verbesserung seines Vertragsmanagements suchte das Unternehmen nach einer Lösung. Eines der wichtigsten Projektziele war es, künftig die Verträge vollständig erzeugen und abbilden zu können, sowie einen gemeinsamen Lesezugriff auf den gesamten Bestand zu haben.

    Anfang 2010 wurde Staatlich Bad Meinberger auf die ECM Best Practice-Lösung OS|“Contract“ von OPTIMAL SYSTEMS aufmerksam. Die qualifizierte, unternehmensweit und abteilungsübergreifende Vertragsverwaltung überzeugte die Verantwortlichen durch die einfache Handhabung. Sowie die ständige Verfügbarkeit aller Verträge, die darüber hinaus die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet. „Wir müssen alle relevanten Informationen zu Verträgen immer im Blick haben, um Risiken zu vermeiden, Schaden vom Unternehmen abzuwenden und bei bevorstehenden Verhandlungen das Optimum herauszuholen. Die Geschäftspartnerverwaltung und die digitale Vertragsakte von OS|“Contract“ bieten uns dazu eine übersichtliche Darstellung aller Geschäftspartner und sämtlicher vertraglichen Beziehungen als auch die gesamte Korrespondenz, Termine und Daten zum jeweiligen Vorgang“, betont Susann Henhsen, Geschäftsführungsbereich kaufmännische Verwaltung.

    Mehr Transparenz, weniger Risiko

    Die Leitung des Projekts übernahm der OPTIMAL SYSTEMS-Partner bpi solutions. Im ersten Schritt implementierte bpi solutions die Vertragsmanagement-Lösung OS|“Contract“. Anschließend wurden die Stammdaten aus dem ERP-System INTEGRA als „Einmaljob“ in OS|“Contract“ übernommen. Heute erfolgt der Abgleich aller angelegten Stammdaten täglich über einen automatischen Import. Sowohl neue als auch bestehende Verträge mit den Geschäftspartnern wie z.B. Lieferanten, Spediteuren und Dienstleistern werden nach und nach in das zentral organisierte digitale Vertragsmanagement OS|“Contract“ transferiert, um eine vollständige Sicht auf alle Verträge zu gewährleisten.

    Neben einem besseren Überblick über Kontingente, Konditionen, Skonti sowie Liefer-, Kündigungs- und Zahlungsfristen liefert OS|“Contract“ Transparenz über alle Vertragsprozesse. Integrierte Workflows übernehmen die Aufgabe von Wiedervorlagen und steuern die Weiterleitung zu den Zeichnungsberechtigten, die nach Sichtung gemäß dem 4-Augen-Prinzip die Dokumente freigeben. „Wir können mit OS|“Contract“ viel einfacher den Überblick über alle laufenden und auch früheren Verträge behalten. Die gesamte Korrespondenz ist dem Vorgang beigefügt. So verfügen wir über eine bessere Grundlage operative und strategische Entscheidungen zu treffen. Wir erfassen auch abgelaufene Verträge, um diese z.B. für die statistischen Auswertungen zu nutzen“, bekräftigt Herbert Stemme, Geschäftsführungsbereich Vertrieb/Marketing.

    Geschäftsprozesse beschleunigen

    Der Erstellungsprozess von Verträgen wird mittels Vorlagen standarisiert und verkürzt. So werden durch eingefügte Variablen in den Standardvorlagen, Bezeichnungen, Anschriften, Geschäftspartner und weitere Ansprechpartner automatisch aus den eingespielten Stammdaten übernommen. Damit wird insbesondere bei umfangreichen Verträgen das Tagesgeschäft wesentlich erleichtert. „Bei der Vielzahl von vertraglichen Vereinbarungen im Unternehmen, die mit Kunden, Lieferanten aber auch Mitarbeiterngetroffen werden, sind die Dokumentenvorlagen mit Datenübernahme in OS| „contract“ sehr hilfreich. Ein- und ausgehende Leistungen können jetzt zu jedem Zeitpunkt auf Knopfdruck eingesehen und damit eine aktive Risikobewertung existierender Vertragsverhältnisse vorgenommen werden. Die immer wieder spannenden Fragen, wann kann oder muss ein Vertrag gekündigt, bzw. wann kann neu verhandeln werden, gehören der Vergangenheit an“, so Susann Henhsen.

    Ausblick bei Staatlich Bad Meinberger

    Alle zu Beginn des Projektes formulierten Anforderungen des Unternehmens konnten erfolgreich umgesetzt werden. Die ECM Best Practice-Lösung OS|“Contract“ unterstützt die Staatlich Bad Meinberger Mineralbrunnen GmbH & Co. KG in allen Phasen der Vertragserstellung und -verwaltung. „Wir verbessern unsere Auskunftsfähigkeit und haben alle Verträge und sonstigen Dokumente zu einem Vorgang sofort zur Hand. Die Lösung hilft uns, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit weiter auszubauen – für mich eine elementare Voraussetzung für den dauerhaften geschäftlichen Erfolg. Daher werden wir in der nächsten Ausbaustufe, sämtliche Verträge aus dem Personalbereich in OS|“Contract“ übernehmen“ stellt Volker Schlingmann, Geschäftsführungsbereich Produktion und Personal, abschließend fest.

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