C.J. Wigger KG unterstützt ihre Kunden nicht nur durch die Versorgung mit hochwertigen und innovativen Produkten rund ums Bauen, sondern mit einem Netzwerk bestehend aus Produkten, lückenloser logistischer Versorgung, umfassenden Service und Know-how in aktuellen technischen Anforderungen. Zur Verwaltung und Koordination sämtlicher Kundenvorgänge verwendet C.J. Wigger KG die Warenwirtschaftslösung hibis, eine Branchenlösung, die in der gesamten hagebau Unternehmensgruppe eingesetzt wird. Damit Service, Verlässlichkeit und Flexibilität stets auf einem höchstmöglichen Niveau gelebt wird, orientieren sich Geschäftsleitung und Fachabteilungen immer wieder auf Messen nach weiterführenden Lösungen zur Optimierung der internen Prozesse. Für ganzheitliches Informations-Managementsystem im Handel.
C. J. Wigger KG
Was vor ca. 130 Jahren mit einem Pferdefuhrwerk und einem Hochrad in Neumünster begann, hat sich zu einem führenden Unternehmen des Baustoffhandels in der Region entwickelt. Bereits in der vierten Generation als Familienbetrieb geführt, steht C.J. Wigger KG für eine ausgewogene Mischung aus Innovation und Tradition. Das Unternehmen agiert zielgruppenorientiert. Die Marktentwicklung und die speziellen Bedürfnisse der Kunden werden stets ernst genommen. Die Aktivitäten dementsprechend überdacht und ständig erweitert.
Als Gesellschafter der ersten Stunde gehört C.J. Wigger KG bereits seit 1964 zur hagebau Unternehmensgruppe. Diese Partnerschaft ist ein Garant für marktgerechte Angebote, Service-Leistungen – die sich nicht überall finden lassen – und Preise, die keinen Vergleich scheuen. C.J. Wigger KG ist an sechs Standorten in Schleswig-Holstein mit vier Baustoffhandlungen, fünf Hagebaumärkten, einem Werkerswelt-Markt und einer Fliesenabteilung/Fliesenverlegung vertreten.
Entscheidung für die Zukunft
Durch das breit gefächerte Angebot der C.J. Wigger KG stieß die bisherige Software-Lösung an ihre Grenzen. Der Wunsch nach einem ganzheitlichen Informations-Managementsystem im Handel war geboren, das sowohl eine Optimierung und Vernetzung aller Geschäfts- und Arbeitsabläufe unterstützt, als auch intuitiv bedienbar sein sollte. Ferner sollte die Lösung die ERP-Anwendung (hibis) der hagebau Unternehmensgruppe integrieren, flexibel und offen sein, um künftige Entwicklungen aktiv gestalten zu können. Geschäftsführer Christian Wigger machte sich die Suche nicht leicht. Ein Besuch auf der CeBIT 2011 brachte neue Ansätze und Ideen. Der erste Gedanke mit einem Dokumenten Management System zu starten, wurde nochmals hinterfragt, nachdem Christian Wigger bei bpi solutions einerseits eine umfassende ECM-Suite, als auch eine leistungsfähige CRM-Lösung kennenlernte.
Herausforderung interne Abläufe
In 2012 hat sich der Arbeitsalltag bei C.J. Wigger KG gewandelt. Nach einem längeren Auswahlverfahren mit mehreren Anbietern fiel die Wahl auf die CRM-Lösung bpi Sales Performer. Ausschlaggebend waren die vielfachen Auswertungs- und Statistikmöglichkeiten und die damit verbundene optimierte Steuerung des Außendienstes. „Uns hat der bpi Sales Performer durch seine Funktionalität und Flexibilität überzeugt. Die Software ist einfach zu pflegen und ihre Handhabung ist leicht erlernbar“, kommentiert Christian Wigger, Geschäftsführer bei C.J. Wigger KG.
Gemeinsam mit bpi solutions wurden die internen Prozesse überdacht, optimiert und die neue CRMLösung exakt auf die Bedürfnisse von C.J. Wigger KG zugeschnitten. „Wir sind seinerzeit zu Beginn der CRM-Einführung ohne internes Projektteam gestartet, das war eine große Herausforderung sowohl für uns als auch für bpi solutions. Im Projekt haben wir dann gelernt, dass wir mit konkreten Ansprechpartnern für Teilaufgaben und Projektabschnitte schneller und effizienter zusammenarbeiten können“, erinnert sich Petra Joost, Buchhaltung und Sytemverwaltung IT bei C.J. Wigger KG.
Ganzheitliches Informations-Managementsystem im Handel
Die Steuerung des Außendienstes erfolgte bei C.J. Wigger KG mit einfachen zur Verfügung stehenden Mitteln. Die bestehende Lösung konnte nicht die gewachsene Struktur des Unternehmens mit den Filialen in gewünschter Weise abbilden und entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen. Der Wunsch nach umfassenden Auswertungen für Vertriebssteuerung und Buchhaltung war groß. Zwar konnten die Auswertungen für die einzelnen Standorte in hibis erstellt werden, doch eine Gesamtsicht war nur durch einen manuellen Listenabgleich aus hibis möglich. „Wir setzen unser hibis seit 20 Jahren ein und sind durchaus zufrieden, doch viele Auswertungen sind leider nur als Drucklisten möglich. 500 Seiten gedruckte Reports sind einfach nicht mehr zeitgemäß, wenn übergreifende Auswertungen erstellt werden“, erklärt Kurt Corleis, Leiter Controlling, federführend für die Auswertung bei C.J. Wigger KG.
hibis bleibt das führende System. Die Kunden werden in hibis angelegt und verwaltet. Doch anschließend werden die Stammdaten und die fakturierten Lieferscheine aus hibis in den bpi Sales Performer übernommen. Vorteil dieser Lösung gegenüber dem ERP-Standard sind die Adresserfassungs- und Klassifizierungsmöglichkeiten, die für einen kundenorientierten Vertrieb unerlässlich sind. Durch die systemübergreifende Integration werden z.B. Verlinkungen zu Angeboten in hibis angezeigt. Ferner können durch die Verknüpfung von Objekten und Angeboten relevante Auswertungen erstellt werden. Der bpi Sales Performer wird bei C.J. Wigger KG zur Vertriebs- und Cockpitsteuerung eingesetzt, von der Terminplanung über Besuchsberichte, Kontakthistorie bis zu Auswertungen und Reportings sowohl der Kunden als auch der Lieferanten und Vertriebsmitarbeiter.
Detaillierte Auswertungen und Vorausschau
Den Wünschen entsprechend entwickelte das Team von bpi solutions ein spezielles Analysewerkzeug. Sämtliche Daten werden zusammengeführt und ganz nach Wunsch von der Kundenstatistik über BWAs bis zu kurzfristigen Ergebnisrechnungen vielfältig in Excel dargestellt und ausgewertet. Die gesamte Artikelstruktur von den Hauptgruppen bis zum Einzelartikel ist bei C.J. Wigger KG abgebildet. Standardprotokolle erleichtern tagesaktuelle Auswertungen nach Standorten, Umsätzen, Deckungsbeiträgen bzw. Spannenauswertungen und Außendienstbesuche. Ferner werden die TOP-Kunden anhand festgelegter Kennzahlen kontinuierlich betrachtet. Darüber hinaus nutzt die Geschäftsleitung den bpi Sales Performer als Management Information System um nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Vergangenheit zu bewerten, sondern die Planzahlen für das kommende Geschäftsjahr zu planen und den tatsächlichen Ist-Werten gegenüber zu stellen.
Kerrin Wigger, Geschäftsführerin bei C.J. Wigger KG, ist überzeugt mit der neuen Lösung ein integriertes Analyse-, Reporting- und Steuerungswerkzeug für sämtlicher Kunden- und Geschäftspartner-Aktivitäten zur Verfügung zu haben, das den Arbeitsalltag erleichtert und dazu beiträgt auch zukünftig die wichtigste Aufgabe zuverlässig zu erfüllen – die Zufriedenheit der Kunden. Und Christian Wigger warf bereits den Blick auf die nächste Aufgabe. Die Einführung einer umfassendes Dokumenten Management Systems, die Aufgabe mit der eigentlich alles begonnen hatte. Immer mit dem Ziel ganzheitliches Informations-Managementsystem im Handel zu erreichen.
Effizienz im Tagesgeschäft
Auf der Serverfarm in Neumünster wurden bereits alle Informationen vorgehalten. Die 260 Mitarbeitern griffen über Citrix von den verschiedenen Standorten auf die Daten zu, die als komplexe Datensammlung im Filesystem abgelegt waren. Doch unter Citrix war der Suchvorgang nicht für jeden wie gewünscht möglich, zumal die verteilten Informationen die Suche zusätzlich erschwerten. „Bei über 350.000 zu archivierenden Belegen im Jahr zählt jede Minute, die weniger für die Ablage, Suche, den Transport und Zugriff benötigt wird“, stellt Markus Ossenbrüggen, Systemverwaltung IT fest. So waren die Anforderungen an das zukünftige System schnell umrissen. Die Auflösung von individuellen Datensammlungen und die Optimierung der internen Abläufe mit Workflowunterstützung.
Heute werden die elektronisch vorliegende Informationen (CI-Daten) aus hibis heraus archiviert, zuvor automatisch verschlagwortet und in platzsparende, leicht lesbare PDF-Dokumente gewandelt. Die eingehenden Papierbelege, wie z. B. die gegengezeichneten Lieferscheine, Eingangsrechnungen, werden über Multifunktionsgeräte und Barcode-Erkennung eingelesen. Die weitere Verarbeitung dieser Daten läuft danach in digitaler Form ab. Was so einfach klingt, stellte auch C.J. Wigger KG vor eine große Herausforderung. Bedeutete es doch die Ablösung der bisher üblichen Papierakten und das Verlassen der gewohnten Pfade.
ECM als unternehmensweite Informations-Managementsystem
Nach den guten Erfahrungen bei der CRM-Einführung mit dem Implementierungspartner bpi solutions schenkte Christian Wigger erneut den Bielefelder IT-Experten das Vertrauen. Dieses Mal wird gleich zu Beginn ein Kernteam von 8 Personen gebildet. Ferner wurde eine längere Einführungsphase eingeplant, um von Anfang an ein hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen. Im ersten Schritt wurde die Anbindung des Warenwirtschaftssystems hibis an die OS|ECM Suite realisiert. Sämtliche ausgehende Belege, ca. 40 verschiedene Dokumentenarten sind archiviert. So wandern täglich rund 1.500 Belege in Kunden- sowie Lieferantenakten, automatisch verschlagwortet.
bpi solutions hat dazu einen speziellen Konverter entwickelt, um die pcl-Dateien aus hibis ins pdf-Format zu konvertieren. Der sekundenschnelle Zugriff erfolgt mit ausgefeilten Suchroutinen. Zusätzlich kann eine inhaltsbasierte Dokumentensuche über eine ergänzende Volltextrecherche durchgeführt werden. In einem zweiten Realisierungsschritt werden die eingehenden Dokumente eingebunden. Mit mehreren Workflows werden Posteingang und die Eingangsrechnungsverarbeitung integriert. „Uns war von Anfang wichtig, das neben der Archivierung insbesondere Workflowszenarien uns im Tagesgeschäft entlasten. Konnte es früher durchaus mehrere Tage dauern bis wir einen Lieferschein einem Kunden zustellen konnten, senden wir heute innerhalb von Sekunden den Beleg aus dem System“, freut sich Petra Joost über die erreichten Fortschritte.
Entlastung und hohe Zufriedenheit
Inzwischen nutzen viele Mitarbeiter die neu eingeführte ECM-Lösung. Nachdem Vertrieb und Buchhaltung mit dem System bereits länger vertraut sind, kommen beim unternehmesweiten Roll-out immer weitere Anwender hinzu. Markus Ossenbrüggen stellt fest: „Das bpi Team hatte immer ein offenes Ohr bei Fragen der Kollegen und Mitarbeiter zur Software. Das Team ging auf unsere Belange ein und vermittelte uns stets das Gefühl, dass jemand da ist, der einen Lösungsweg entwickelt.“ Die Folge: Der Wechsel von der zeitintensiven Suche zum leicht zugänglichen elektronischen Archiv ist trotz mancher organisatorischer Veränderungen am eigenen Arbeitsplatz von den Mitarbeitern gut angenommen. „Besonders positiv fiel den Mitarbeitern auf, dass sie schnell mit OS|ECM umgehen konnten, da die Lösung einfach in der Bedienung, und übersichtlich in der Anwendung ist. Jetzt hat jeder alle aktuellen Informationen zu einem Vorgang im Zugriff. Diese Erleichterung im Tagesgeschäft nehmen alle sehr positiv auf“, ergänzt Petra Joost.
Potential für die Zukunft
Mit der Integration der ECM-Lösung OS|ECM von Optimal Systems wird die Zentralisierung der ein- und ausgehenden Dokumente sowie eine kundenorientierte Ablage aller Daten und Informationen bei C.J. Wigger KG realisiert. Die Verteilung und Weiterverarbeitung der papiergebundenen und elektronischen Daten erfolgt sowohl über Adhoc-Workflow als auch prozessorientiert. Dadurch sind zukünftig alle Vorgänge ohne Medienbruch zu bearbeiten. Serviceprozesse beschleunigen und darüber hinaus mit den Analysemöglichkeiten die Qualität der Datenbestände nachhaltig verbessern. Ferner werden mit der Einführung der ECM-Suite die Anforderungen gemäß Revisionssicherheit umgesetzt. „Die Erwartungen an das ECM-System sind voll erfüllt. Regelbasierte, selbstablaufende Routinen ersetzen viele manuelle Tätigkeiten. Wir verzeichnen große Zeiteinsparungen in der laufenden Bearbeitung und konnten durch die gestiegene Auskunftsfähigkeit auch den Kundenservice weiter verbessern. Das System ist offen für weitere Szenarien, so dass wir gewiss weitere Wokflows kreieren, um das System bestmöglich zu nutzen“, resümiert Christian Wigger. so ist ganzheitliches Informations-Managementsystem im Handel möglich.
