ROSE Systemtechnik GmbH
Die ROSE Systemtechnik GmbH gründete 1969 in Porta Westfalica. Das Unternehmen gehört mit über 350 Mitarbeitern zu den weltweit führenden innovativen Anbietern der industriellen Gehäuse Systemtechnik. Im Verbund der Phoenix Mecano AG / Schweiz entwickelt und produziert Rose Systemtechnik hochqualitative Industriegehäuse und Systemlösungen. Für die Bereiche Maschinen- und Anlagenbau, Automatisierungstechnik, explosionsgefährdete Bereiche, MSR- Technik sowie der Nahrungs- und Genussmittelindustrie. Basis des Geschäftserfolges bildet neben dem breiten Produktprogramm, einer hohen Qualität und permanenter Innovation der ausgeprägte Servicegrad. Der Kunde entscheidet den Lieferzustand. Das unbearbeitete Gehäuse, eine Teilkonfektionierung oder eine fertig konfektionierte und geprüfte individuelle Systemlösung.
Herausforderung intelligente SAP-Integration
Als international agierendes Unternehmen optimiert Rose Systemtechnik die internen Abläufe und Strukturen fortlaufend. Denn die Kommunikation und der Service mit den Kunden soll immer noch ein bisschen besser gestaltet werden. Dabei gilt es sowohl die Kommunikation nach außen, als auch die Übersichtlichkeit und Transparenz für die Mitarbeiter im Unternehmen zu berücksichtigen. SAP beherrscht als führendes System den Warenfluss sehr gut. Doch für einen durchgängigen Vertriebsprozess ist die intelligente Kopplung mit weiteren Applikationen im Unternehmen unabdingbar. Ziel der Maßnahme bei Rose Systemtechnik ist die Realisierung einer umfassenden SAP Vertriebsakte.
bpi connect – Prozess- und Kommunikationssteuerung
Bei ROSE Systemtechnik GmbH werden häufig vielfältige Informationen zu den erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen während der Angebots- und Auftragsphase ergänzt bzw. von den Sachbearbeitern abgefragt. Daher ist es vorteilhaft, das alle beteiligten Mitarbeiter sämtliche Informationen zum Vertriebsvorgang und die gesamte Kommunikation mit dem Kunden in einer Akte im Zugriff zu haben. bpi connect unterstützt diesen Ansatz und setzt genau dort an, wo der Benutzer alltäglich mit den Tücken einer verteilten Informationsdatenhaltung zu kämpfen hat. Durch das Einbringen der für die Dokumentation und die weitere Bearbeitung der Prozesse relevanten Informationen in den SAP-Kontext wird die Informationsqualität und in Folge auch die Prozessqualität erhöht.
Bei Rose erweitert bpi connect die SAP-Lösung mit den umfangreichen Funktionen der professionellen Dokumenten Management und Archiv-Lösung dataglobal CS. bpi connect wird tief und im bidirektionalen Austausch in die SAP Umgebung integriert. Dadurch wird die Möglichkeit geschaffen, alle Arten von Dokumenten in Akten zu archivieren, die wiederum Vorgängen in SAP zugeordnet sind. So können die Sachbearbeiter direkt von einem SAP-Vorgang in die entsprechende Angebots- oder Aufragsakte springen und sehen dort alle zugehörigen Dokumente.
Benutzerfreundlich und effizient
bpi connect unterstützt den gesamten Prozessablauf von Anlage einer Angebotsakte bis zur nachträglichen Bearbeitung der Auftragsakte. Bereits bei der Anlage eines Angebots in SAP, noch vor dem Druck, erfolgt automatisch die Anlage einer Angebotsakte mit den gewünschten Unterregistern. Das erstellte Angebot aus SAP wandert sofort in die Angebotsakte. Weitere Dokumente, wie z.B. der gesamte Schriftverkehr per E-Mail, Office-Dokumente, eingescannte Skizzen, Zeichnungen und andere Unterlagen werden einfach hinzugefügt und vollständig im Archiv- und Dokumenten Management System dataglobal CS abgelegt. Auch umfangreiche File-Systeme können per drag&drop ergänzt werden.
Mit der Generierung eines Auftrags aus dem Angebot in SAP, erkennt bpi connect automatisch die Veränderung und legt eine Auftragsakte an. Die Auftragsakte ist mit der Angebotsakte verlinkt. Sämtliche Informationen aus der Historie stehen sofort zur Verfügung. Parallel erfolgt automatisiert die Anlage eines Auftragslaufzettel als Exceltabelle zur Nachverfolgung. Die Sachbearbeiter quittieren die einzelnen Tätigkeiten der Auftragsabwicklung und verfügen somit unternehmensweit über einen aktuellen Status der Auftragsbearbeitung. Darüber hinaus werden sämtliche Vertriebsakten in einer Kundenakte verwaltet. Alle berechtigten Mitarbeiter können über die Office-Integration von dataglobal CS die Akte um weitere Belege anreichern.
Komfortable Ablage und Auffinden der Vorgänge
Für ROSE Systemtechnik GmbH, die ihre Geschäftsprozesse schwerpunktmäßig mit SAP-Anwendungen verwalten, drängt sich eine integrierte Daten- und Dokumentenhaltung in SAP geradezu auf. Der bpi connect Client hebt den Bruch zwischen SAP und den Applikationen dataglobal CS sowie Office Anwendungen auf und bietet dem Anwender eine komfortable Bearbeitung. Erfolgt eine Vorgangsbearbeitung in SAP, öffnet sich automatisch die betreffende Angebots- oder Auftragsakte ohne umständliches Scrollen durch Ablagelisten. Darüber hinaus führt bpi connect zu einer Erweiterung des Berechtigungskonzepts. In den Aktenstrukturen können Berechtigungen für sensible Dokumente nur einzelne Personen oder einem ausgewählten Personenkreis zugeordnet werden.
Durchgängig, schlank und flexibel
bpi connect zieht den funktionalen Rahmen für durchgängige Geschäftsabläufe auf Basis der SAP-Plattform. Und vereinfacht die Verwaltung umfangreicher Aktenstrukturen sowie zugehöriger Dokumente. Torsten Busse, verantwortlicher IT-Manager bei Rose Systemtechnik GmbH stellt fest. „Im Zuge der Digitalisierung fallen immer mehr Daten an und das Kommunikationsaufkommen steigt. Daher ist eine intelligente Geschäftsprozess-Automatisierung umso wichtiger. So reduzieren wir Routinearbeit im Tagesgeschäft, und erhöhen dauerhaft die Qualität und Effizienz.“
