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Prozessoptimierung und höhere Effizienz von der Herstellung bis zum Verkauf


Der weltweit agierende Polstermöbelhersteller KOINOR Polstermöbel GmbH & Co. KG überzeugt in Fertigung und Produktion mit innovativer Technik. Dieser Anspruch findet sich ebenfalls in der Informationstechnologie wieder. KOINOR setzt seit vielen Jahren Lösungen von bpi solutions ein. Alle Abläufe – von der Auftragsannahme bis zu Auslieferung – wurden bis ins Detail optimiert.

KOINOR Polstermöbel GmbH & Co. KG KOINOR

hat sich aus bescheidenen Anfängen zu einem der bedeutendsten Polstermöbelhersteller in Europa entwickelt. Die Betriebsfläche fasst rund 50.000 qm und verteilt sich auf 4 Betriebsstätten. Mit rund 430 Mitarbeitern stellt KOINOR sämtliche Produkte in Deutschland her. Pro Jahr werden ca. 600.000 qm Leder und ca. 200.000 laufende Meter Stoffe und Mikrofasern verarbeitet. Täglich werden über 600 Sofas und Sessel an den Fachhandel in Deutschland, Europa und Übersee geliefert. Optimale Arbeitsbedingungen sorgen dafür, dass sich die erfahrenen Polsterermeister und der selbst ausgebildete Nachwuchs ausschließlich der Perfektion der edlen Polstermöbel widmen können. Grundvoraussetzung, um all diese individuellen Wünsche – zeitnah – realisieren zu können, ist eine ausgefeilte Fertigungslogistik: KOINOR fertigt just in time! Aus diesem Grund werden die Möbel bereits nach 4-5 Wochen ausgeliefert. Nur mit der Kombination all dieser Faktoren sind auf Dauer qualitativ erstklassige und bezahlbare Polstermöbel produzierbar.

Effiziente Aufbereitung der Verkaufsunterlagen

Als international ausgerichtetes Unternehmen setzt KOINOR für die Darstellung der Polstermöbel auf perfekte und aktuell gepflegte Produktinformationen für alle Vertriebskanäle in verschiedenen Sprachen. Ein Garant für ein effizientes Kundenmanagement und gezieltes Marketing ist bei KOINOR seit vielen Jahren die Informationstechnologie. Bereits 1998 startet das Unternehmen mit dem Vorläufer des heutigen bpi Publishers. Die Cross Media Publishing Lösung überzeugte bereits bei den ersten Präsentationen mit dem medienübergreifenden Konzept in einer zentralen Produktdatenbank, die allen Benutzern im Unternehmen sämtliche Informationen bedarfsgerecht zur Verfügung stellt. Das Unternehmen schätzt den bpi Publisher, der das Management der Produktdatenvielfalt in einem einheitlichen System ermöglicht. Kristina Kroße, Leitung Marketing bei KOINOR: „Ohne Publisher ist das Tagesgeschäft heute nicht mehr vorstellbar. Im Zusammenspiel mit Adobe InDesign deckt der Publisher unsere Anforderungen als zentrales Steuerungssystem im Publishingbereich perfekt ab. Die übergreifende Integration der Daten und des Layouts ermöglicht Medien- und Systembrüche auszuschalten. Alle relevanten Informationen wie Artikel, Varianten, Beschreibungen, mehrsprachige Texte, Preise, Konditionen und Fotos werden in der Produktdatenbank verwaltet, die mit unserem Warenwirtschaftssystem verbunden ist“.

Gemeinsame Datenbasis

Nahezu zeitgleich fiel die Entscheidung für die CRM-Branchenlösung bpi Sales Performer furniture. Neben der effizienten Erstellung der Verkaufsunterlagen sollte auch der Innen- und Außendienst optimal mit Informationen zu Kunden und Händlern ausgestattet werden, denn Qualität spielt für KOINOR nicht nur bei der Fertigung, den Materialien und Prüfprozeduren eine wichtige Rolle, sondern ebenso im Kontakt- und Kundenmanagement. Entsprechend vielseitig und flexibel muss die Lösung für eine durchdachte Kundendatenverwaltung und eine optimale Vertriebssteuerung sein, die das Unternehmen in der Rolle des Hersteller und des Beraters für Händler und Endkunden unterstützt. Kundendaten, wie Adressen, Ansprechpartner, Marketingaktionen, Auftragsbestände sowie Daten zum Vertragswesen und Auswertungen müssen aktuell abrufbar und zentral gespeichert sein. Alle Wünsche und Bedürfnisse der Kunden werden gesammelt und den Beteiligten im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig sollen zusätzliche Informationen zum Status der einzelnen Modelle, Artikel und Programme zur Planung gewonnen werden. Statistiken und Analysen der Vergangenheitswerte sollen Aufschluss geben um das folgende Geschäftsjahr noch besser planen zu können. „Für uns ist neben der funktional beeindruckenden Lösung ebenso das Verständnis für unsere Materie und das Branchen Know-how wichtig. Die vor der Implementierung geleistete Arbeit, die Überprüfung der Arbeitsabläufe sowie die Auswertungen der zahlreichen Datenbanken wurde vom Team der bpi solutions in Zusammenarbeit mit unseren IT-Spezialisten höchst professionell geleistet“, betont Dietmar Popp, EDV Leitung KOINOR.

360 Grad-Blick

Transparenz, Wissen, schnelle und effiziente Abläufe sind auch bei KOINOR entscheidend für den dauerhaften Erfolg. Der Sales Performer bietet einen umfassenden 360-Grad-Blick auf alle relevanten Themengebiete des Kundenmanagements. Mit integrierter Schnittstelle zum bpi Publisher schließt die CRM-Branchenlösung die Lücke zwischen Vertrieb, Marketing und Service und überzeugt mit seiner Anpassungsfähigkeit sowie der Bearbeitung aller Vorgänge ohne Medienbruch. Klar definierte Workflows, Zuständigkeiten und Eskalationsregeln stellen bei KOINOR sicher, dass jede Anfrage umgehend beantwortet wird. Der Sales Performer sorgt für einen transparenten Informationsfluss und kurze Reaktionszeiten.

Analyse und Vorausschau

Für eine noch gezieltere Ansprache der Kunden und Geschäftspartner sind die Analysemöglichkeiten von entscheidender Bedeutung um die Qualität der Datenbestände nachhaltig zu verbessern. Daher unterstützt der bpi Sales Performer furniture den Innen- und Außendienst neben den klassischen Aufgaben der Informationsbereitstellung von der Planung bis zum Platzierungsmanagement mit umfassenden Analysen. Das Platzierungsmanagement mit dem umfassenden Platzierungsvergleich liefert KOINOR wichtige Hinweise über die Umschlagshäufigkeit vom Einzelartikel bis zum kompletten Möbelprogramm. Die erzielten Ergebnisse werden gemäß der definierten Kennzahlenstruktur auf verschiedensten Ebenen ausgewertet, sowohl für die unterschiedlichen Möbelprogramme, als auch nach Händlern, Regionen und Verkaufsgebieten. Ferner kann die Vertriebs- und Geschäftsleitung mit den vielfältigen Analysen genauere Jahresplanungen umsetzen und neue Aktionen zielgenau definieren. Kristina Kroße stellt fest: “Der Sales Performer löst die hohen organisatorischen Anforderungen, ins
besondere beim Platzierungsmanagement, ganz im Sinne unserer Anforderungen. Die Statistiken liefern uns sehr aufschlussreiche Auswertungen. Sämtliche Verkaufsprozesse werden mit dem Sales Performer analysiert. Wir erhalten alle gewünschten Daten und Listen auf Knopfdruck. Darüber hinaus bietet die benutzerfreundliche Lösung umfassende Hilfe und punktet durch Flexibilität und hohe Akzeptanz bei den Anwendern.“ Und Dietmar Popp ergänzt: “Wir konnten mit Hilfe der beiden Anwendungen das Vertriebscontrolling, die Kundenbetreuung sowie die Auswertungen und Erfolgskontrollen spürbar verbessern.“

Archiv und DMS als Informations-Managementsystem

Zu Beginn des Jahres 2008 folgte die unternehmensweite Einführung eines neuen Archiv- und DMS-Systems. Das Altsystem erfüllte nicht mehr die gestiegenen Anforderungen in der Administration. bpi solutions hat sich mit Beratungskompetenz, ImplementierungsKnow-how und langjähriger Erfahrung für Dokumenten Management Lösungen empfohlen. Die Motivation für ein elektronisches DMS begründet Dietmar Popp: „In den letzten Jahren haben wir den Informationsfluss in den Bereichen Vertrieb und Marketing deutlich verbessert. Doch in den Verwaltungsbereichen fehlte uns eine Lösung, welche die eingesetzten Systeme unternehmensweit verbindet und uns unterstützt, die neuesten gesetzlichen Anforderungen, wie z.B. revisionssichere Archivierung zu erfüllen.“ Im Hause KOINOR entschied man sich daher für die zukunftsorientierte Archiv- und DMS-Lösung dg hyparchive. Ziel war es, mit der Software die künftigen Kommunikations- und Informationsanforderungen im Unternehmen abzudecken, einen besseren Überblick über im Umlauf befindliche Dokumente und ihren Bearbeitungsstatus zu ermöglichen. Außerdem sollte dadurch auch die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen verbessert werden. Die praxiserprobte Standardsoftware dg hyparchive übernimmt sämtliche Dokumente automatisch aus den eingesetzten Systemen. Damit konnte der Wunsch erfüllt werden, alle Dokumente zu einem Vorgang in Sekunden am Bildschirm im Zugriff zu
haben. Die hohe Funktionalität, Skalierbarkeit und vor allem die offene Architektur haben die Möglichkeiten hinsichtlich einer besseren Zusammenarbeit und insbesondere eines optimierten Wissenstransfers nochmals gesteigert. Dietmar Popp ergänzt: “Neben den vielen organisatorischen und technischen Vorteilen überzeugt die einfache Bedienung von dg hyparchive, die dazu beigetragen hat, bei den Mitarbeitern von Anfang an eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Mit dg hyparchive haben wir eine gute Wahl getroffen.“

Optimierte Datenkommunikation

Viele Abläufe und Prozesse konnten signifikant verbessert werden, dennoch bleiben in einer komplexen Organisation Bereiche, die immer noch weiterentwickelt werden können. Zu diesen Herausforderungen zählte bis in die jüngste Vergangenheit der Datenaustausch zwischen Hersteller und Handel. Aufgrund der unzähligen Möglichkeiten der Maßanfertigung, war es nur mit sehr viel Aufwand möglich die Stammdaten auf Herstellerseite und die Bewegungsdaten (z.B. Order / Orderresponse) auf Händlerseite abzugleichen. Mit der neuen B2B-Datenkommunikationslösung XcalibuR kann KOINOR eine lang ersehnte Herausforderung realisieren: Die im eigenen Unternehmen vorhandenen Stammdaten aus dem ERP-System und bpi Publisher werden über Webservices direkt den Handelspartnern zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig löst XcalibuR die Problematik der Konfiguration und elektronischen Bestellung von Variantenartikeln.

Prozessoptimierung und Quailtätsverbesserung in der Auftragsabwicklung

KOINOR hat sich in 2012 für die Vorteile der ausgefeilte Datenkommunikation von XcalibuR entschieden. Seit Jahren ist KOINOR daran interessiert auf direktem Weg die Stammdaten und Bestelldaten elektronisch mit dem Handel auszutauschen. Bisher bestand die Problematik darin, dass keine Lösung über Schnittstellen für den bidirektionalen Datenaustausch bzw. eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem des Handelspartners verfügte. XcalibuR stellt diese 1:1 Beziehung zwischen Handelspartner und Industrie her. KOINOR sieht einen wesentlichen Vorteil im direkten Datenaustausch, mit direktem Stammdaten-, Bestelldaten- und Bestellbestätigungsabgleich. Die Rückmeldung über Transfer und Verwendung der Daten erfolgt automatisch. Dietmar Popp erklärt: „XcalibuR bietet uns ein hohes Maß an Sicherheit. Wir können unsere Stammdaten mit den partnerspezifischen Konditionen direkt austauschen. Damit haben unsere Händler die Möglichkeit, den Auswahl- und Bestellprozess deutlich zu verkürzen. Der Erfassungsaufwand wird minimiert, Rückfragen reduziert und die Fehlerquote wird bei Bestellungen durch die logisch-korrekte Zusammenstellung erheblich reduziert. Damit erreichen wir eine hohe Datenqualität und positive Auswirkungen auf die Reklamationsquote.“ Parallel wurde bei KOINOR das brancheneinheitliche Datenformat „IDM Polster“ eingeführt. Das neue Format stellt die kaufmännischen Daten bereit um unterschiedlichste Anforderungen in der Möbelbranche abzubilden. Durch die tiefe Integration von XcalibuR und die Bereitstellung der kaufmännischen Daten im IDM-Format wird die Stammdatenqualität wesentlich verbessert. Ferner erfolgt die Integration zum Warenwirtschaftssystem und der Cross Media Publishing Lösung bpi Publisher. Die Pflege der Massendaten sinkt auf wenige Minuten. Durch die Einführung von Xcalibur und IDM Polster erzielt sowohl der Handel, als auch KOINOR, eine bedeutende Verbesserung der gesamten Geschäftsprozesse. Mit der Gesamtlösung ist das Unternehmen in der Lage, den Handelspartnern individuell auf ihre Anforderungen abgestimmte Kataloge und Einkaufskonditionen mühelos bereit zu stellen.

Ausblick

Bei KOINOR ist man mit den erreichten Ergebnissen sehr zufrieden. Die Lösungen greifen wie ein Räderwerk perfekt ineinander und erleichtern das Tagesgeschäft ganz offensichtlich. Die Beratungsqualität für die Partner im Markt wurde verbessert und tagesaktuell stehen alle Informationen über die Produkte in allen Varianten zur Verfügung. Dietmar Popp, EDV-Leitung, KOINOR Polstermöbel GmbH & Co. KG: “Die Branchenlösungen und das Know-how der bpi solutions überzeugen. Durch die erreichte Automatisierung konnten wir Zeitkontingente herunterfahren und weitere Einsparungen bei den Kosten erzielen. Wir planen hier anzuknüpfen. Mit den neuen mobilen Lösungen zum bpi Sales Performer werden wir die nächsten Schritte unternehmen und weitere Erleichterungen im Arbeitsalltag realisieren.“

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