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E-Mailarchivierung beschleunigt die Geschäftsprozesse und gibt Rechtssicherheit


Bahr Modultechnik verfolgt eine innovative Produktpolitik. Durchdachte und praxistaugliche Lineartechnik wird in über 20 Länder verkauft. In den unterschiedlichsten Branchen vom Maschinenbau bis zur Medizintechnik werden präzise und widerstandsfähige Positioniersysteme benötigt. Diese müssen flexibel an die jeweiligen Gegebenheiten und Produkteigenschaften angepasst werden können. Das Unternehmen aus Luhden fertigt Qualität nach Kundenanforderungen aus verschleißfreiem Aluminium und produziert selbst bei kleinsten Stückzahlen kostengünstig. Für alle Verkaufsprogramme gibt es ein umfangreiches Zubehör- und Ersatzteilprogramm. Kurze Lieferzeiten, optimale Fertigungsabläufe, ständige Servicebereitschaft, qualifiziertes Personal, innovative Produkte und ständige Weiterentwicklung sichern den Erfolg.

Ganzheitliche Integration

Das Bestreben, die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren war im Jahr 2012 Ausgangspunkt für die Einführung der neuen ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und der durchgängigen Integration des Dokumenten Management-Systems dg hyparchive. Der Datenaustausch zwischen ERP und DMSSystem erfolgt über die standardisierte Datenbankschnittstelle Open Database Connectivity (ODBC).
Ein entsprechendes Software-Modul wurde von bpi solutions entwickelt und implementiert.

Alle Informationen sind sofort verfügbar

Die auftragsbezogenen Daten werden bei Bahr Modultechnik direkt aus dem ERP-System ins Archiv übernommen. Die ausgehenden Dokumente werden archiviert, eingehende Papiere gescannt und mit dem kaufmännischen Vorgängen verknüpft. Dabei greifen die Anwender direkt aus ihrer gewohnten Umgebung, der Bedieneroberfläche von Microsoft Dynamics NAV auf das Archiv zurück. „Egal, wo der Kunde eine Auskunft wünscht, wir können ihm, ohne lange suchen zu müssen, überall, zu jeder Zeit und für jeden einzelnen Vorgang den aktuellen Status nennen. Die Lösung minimiert manuelle Suchzeiten und steigert den Kundenservice“, stellt Christian Kattner, IT Administration bei Bahr Modultechnik fest. Die Ziele, die Schaffung einer rechts- und revisionssicheren digitalen Ablage und die Verwaltung der verschiedensten Dokumente besser zu strukturieren, wurden mit der Einführung von dg hyparchive erreicht. Die Doppelablage wird vermieden, die aufwendige Suche nach Dokumenten und verteilte Loseblattsammlungen sind Vergangenheit. Zusätzlich schafft die Lösung mehr Informationstransparenz und wirkt beschleunigend auf den gesamten Tagesablauf in der Verwaltung, da manuelle Tätigkeiten deutlich reduziert werden.

Wachsender Erfolg, erweiterte Lösung

Zwei Jahre später wurde bei Bahr Modultechnik die unternehmensweite E-Mailarchivierung für MS Exchange implementiert. Die guten Erfahrungen mit dg hyparchive und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit bpi solutions führten neben den funktionalen Anforderungen zur positiven Entscheidung für dg mail bei Bahr Modultechnik. Die Ziele des Projekts waren klar definiert: Die rechtlichen als auch die organisatorischen Anforderungen moderner E-Mailkommunikation müssen abgebildet werden. Darüber hinaus steht die einfache Handhabung für die Anwender, eine schnelle Implementierungszeit, Workflow und Integration in die bestehende Gesamtlösung im Fokus.

Leichte Bedienbarkeit, große Entlastung

Bei Bahr Modultechnik erfolgt eine serverseitige Exchange-Archivierung aller E-Mails. dg mail entlastet die MS Exchange-Server und verringert die Postfachgröße der jeweiligen User deutlich. Dank des Real Single Instancing wird das Volumen durchschnittlich um 80 % reduziert, Anhänge der E-Mails, die z.B. an mehrere Empfänger gesendet wurden, werden nur einmal archiviert. Für die bedienerfreundliche Handhabung sorgen vordefinierten E-Mail-Archivierungs-Policies sowie das unkomplizierte Archivierungskonzept. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden E-Mails und
deren Anhänge werden im Unternehmen mit Hilfe regelbasierender Kriterien revisionssicher archiviert. Jede E-Mail wird auf einen Link von 2 KB reduziert und überflüssige Kopien von Anhängen werden entfernt. Die abgelegten Informationen werden mit der intelligenten Volltext-Suche schnell wiedergefunden und bei Bedarf auf Knopfdruck wiederhergestellt. Das bislang zeitintensive Sortieren und Suchen der Nachrichten entfällt nun völlig. Möglich wird dies durch die volltextindizierte E-Mail-Suche, die auch Mail-Anhänge berücksichtigt. Selbst gelöschte Mails lassen sich durch simple Mausklicks in originärer Form wiederherstellen. Alle Funktionen sind für die Anwender komfortabel bereitgestellt und werden direkt in der MS-Outlook-Umgebung aufgerufen.

Rechtssicher und zuverlässig

Mit der Gesamtlösung werden die Prozesse bei Bahr Modultechnik insgesamt schneller und sicherer. „Mit dg hyparchive haben wir eine strukturierte Ablage für alle relevanten Dokumente geschaffen, die zu einem Vorgang gehören. Somit haben wir die klassische kaufmännische Ablage aller Belege vollständig digital abgebildet, und wir sind schneller, wenn es um Kundenanfragen geht. Zudem ist die revisionssichere Archivierung ein großes Plus hinsichtlich der Prüfbarkeit aller Unterlagen und einen reibungslosen Geschäftsablauf“, zieht Christian Kattner ein kurzes Resümee.

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