Bahr Modultechnik GmbH beschleunigt die Geschäftsprozesse
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    E-Mailarchivierung beschleunigt die Geschäftsprozesse und gibt Rechtssicherheit


    Bahr Modultechnik GmbH beschleunigt die Geschäftsprozesse.

    Bahr Modultechnik verfolgt eine innovative Produktpolitik. Die durchdachte und praxistaugliche Lineartechnik verkauft Bahr Modultechnik in über 20 Länder. In den unterschiedlichsten Branchen vom Maschinenbau bis zur Medizintechnik werden präzise und widerstandsfähige Positioniersysteme benötigt. Das Unternehmen passt diese flexibel an die jeweiligen Gegebenheiten und Produkteigenschaften an. Das Unternehmen aus Luhden fertigt einerseits Qualität nach Kundenanforderungen aus verschleißfreiem Aluminium und produziert anderserseits selbst bei kleinsten Stückzahlen kostengünstig. Für alle Verkaufsprogramme gibt es ein umfangreiches Zubehör- und Ersatzteilprogramm. Denn kurze Lieferzeiten, optimale Fertigungsabläufe, ständige Servicebereitschaft, qualifiziertes Personal, innovative Produkte und ständige Weiterentwicklung sichern den Erfolg.

    Ganzheitliche Integration

    Das Bestreben, die eigenen Geschäftsprozesse zu optimieren war im Jahr 2012 Ausgangspunkt für die Einführung der neuen ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV und der durchgängigen Integration des Dokumenten Management-Systems dataglobal CS. Der Datenaustausch zwischen ERP und DMS System erfolgt über die standardisierte Datenbankschnittstelle Open Database Connectivity (ODBC). bpi solutions entwickelte und implementierte ein entsprechendes Software-Modul.

    Alle Informationen sind sofort verfügbar

    Die auftragsbezogenen Daten werden bei Bahr Modultechnik direkt aus dem ERP-System ins Archiv übernommen. Denn die ausgehenden Dokumente werden archiviert, eingehende Papiere gescannt und mit dem kaufmännischen Vorgängen verknüpft. Dabei greifen die Anwender direkt aus ihrer gewohnten Umgebung, der Bedieneroberfläche von Microsoft Dynamics NAV auf das Archiv zurück. „Egal, wo der Kunde eine Auskunft wünscht, wir können ihm, ohne lange suchen zu müssen, überall, zu jeder Zeit und für jeden einzelnen Vorgang den aktuellen Status nennen. Denn die Lösung minimiert manuelle Suchzeiten und steigert den Kundenservice“, stellt Christian Kattner, IT Administration bei Bahr Modultechnik fest.

    Seit der Einführung von dataglobal CS erreichte Bahr Modultechnik die Ziele. Die Schaffung einer rechts- und revisionssicheren digitalen Ablage und die Verwaltung der verschiedensten Dokumente besser zu strukturieren. Denn die Doppelablage wird vermieden, die aufwendige Suche nach Dokumenten und verteilte Loseblattsammlungen sind Vergangenheit. Ferner schafft die Lösung mehr Informationstransparenz. Beschleunigt den gesamten Tagesablauf in der Verwaltung. Reduziert manuelle Tätigkeiten deutlich.

    Wachsender Erfolg, erweiterte Lösung

    Zwei Jahre später implementiert Bahr Modultechnik die unternehmensweite E-Mailarchivierung für MS Exchange. Die guten Erfahrungen mit dataglobal CS und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit bpi solutions führten neben den funktionalen Anforderungen zur positiven Entscheidung der E-Mailmanagement Lösung bei Bahr Modultechnik. Die Ziele des Projekts waren klar definiert: Die Umsetzung der rechtlichen als auch die organisatorischen Anforderungen moderner E-Mailkommunikation. Darüber hinaus steht die einfache Handhabung für die Anwender, eine schnelle Implementierungszeit, Workflow und Integration in die bestehende Gesamtlösung im Fokus.

    Leichte Bedienbarkeit, große Entlastung

    Bei Bahr Modultechnik erfolgt eine serverseitige Exchange-Archivierung aller E-Mails. Die E-Mailmanagement Lösung entlastet die MS Exchange-Server und verringert die Postfachgröße der jeweiligen User deutlich. Ds Real Single Instancing reduziert das Volumen durchschnittlich um 80 %. Anhänge der E-Mails, die z.B. an mehrere Empfänger gehen, werden nur einmal archiviert. Für die bedienerfreundliche Handhabung sorgen vordefinierten E-Mail-Archivierungs-Policies sowie das unkomplizierte Archivierungskonzept. Sowohl für die eingehenden als auch die ausgehenden E-Mails und deren Anhänge erfolgt im Unternehmen mit Hilfe regelbasierender Kriterien die revisionssiche Archivierung. Jede E-Mail wird auf einen Link von 2 KB reduziert und überflüssige Kopien von Anhängen werden entfernt.

    Die abgelegten Informationen werden mit der intelligenten Volltext-Suche schnell wiedergefunden und bei Bedarf auf Knopfdruck wiederhergestellt. Das bislang zeitintensive Sortieren und Suchen der Nachrichten entfällt nun völlig. Dies eröglicht die volltextindizierte E-Mail-Suche, die auch Mail-Anhänge berücksichtigt. Selbst gelöschte Mails lassen sich durch simple Mausklicks in originärer Form wiederherstellen. Alle Funktionen sind für die Anwender komfortabel bereitgestellt und werden direkt in der MS-Outlook-Umgebung aufgerufen.

    Rechtssicher und zuverlässig

    Mit der Gesamtlösung werden die Prozesse bei Bahr Modultechnik insgesamt schneller und sicherer. „Mit dataglobal CS steht eine strukturierte Ablage für alle relevanten Dokumente bereit, die zu einem Vorgang gehören. Somit haben wir die klassische kaufmännische Ablage aller Belege vollständig digital abgebildet, und wir sind schneller, wenn es um Kundenanfragen geht. Zudem ist die revisionssichere Archivierung ein großes Plus hinsichtlich der Prüfbarkeit aller Unterlagen und einen reibungslosen Geschäftsablauf, damit beschleunigt Bahr Modultechnik GmbH  die Geschäftsprozesse“, zieht Christian Kattner ein kurzes Resümee.

    Ihr IT-SPEZIALIST in Sachen DIGITALISIERUNG

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