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Unternehmensweites Informationsmanagement mit CRM- und Dokumentenmanagement


Das Unternehmen sieht die Möbel nicht als Produkte sondern als Kulturgut, das langlebig in Design und Qualität sein soll. Um der Wohnkultur made in Germany weiterhin international Geltung zu verschaffen, investiert das Unternehmen in höchste Standards in Qualität und Ökologie am Standort Rheda-Wiedenbrück sowie in Ausstellungen und Showrooms in Europa. Neue Märkte werden auch in Asien, Russland und den USA erschlossen. COR-Möbel passen sich nicht an Moden oder nationale Vorlieben an. Ihre Schlichtheit und klare Form – das Prinzip, an dem man die Marke seit Dekaden erkennt ist und bleibt die Basis für jede Innovation. Die ständig steigende Zahl der täglich abzulegenden Dokumente bei COR war einst der Auslöser für die langjährige Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus bpi solutions. Bereits seit 1998 setzt COR die Archivierungs- und Dokumenten-Management Lösung dg hyparchive ein. Die Möbelmarke COR steht schon seit Jahrzehnten für Qualität, Design und Innovation. Um auch in Zukunft zu den Marktführern der Möbelbranche zu zählen, wird die Sicherung der Innovationsfähigkeit bei den Möbeldesignern großgeschrieben. In RhedaWiedenbrück nutzen die Verantwortlichen jede sich bietende Gelegenheit um mit Hilfe von IT-Lösungen die Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Motivation und Anforderung

Die verstärkte Ausrichtung auf neue internationale Märkte brachte eine ständig wachsende Zahl an Dokumenten. So belegte die Papierflut zahlreiche Büroflächen, die besser genutzt werden sollten. Zusätzlich erschwerten unproduktive Zeiten für die Ablage von Dokumenten und die Suche nach Informationen den Tagesablauf der Verkäufer und Sachbearbeiter. Das war bei COR der Startschuss sich nach einer effizienten Lösung für das Dokumenten-Management der Unterlagen umzusehen. Neue Wege der Archivierung sollten beschritten werden. Die Anforderungen an ein Archiv- und Dokumenten- Management-System waren zügig definiert: Aus Gründen des Investitionsschutzes sollte die Lösung eine Standardsoftware sein.
Die hohe Integrationsfähigkeit der neuen Lösung war eine weitere Voraussetzung, denn es galt die bereits vorhandene branchenspezifische ERP- und Warenwirtschaftslösung mit möglichst geringem Aufwand vollständig einzubinden. Ferner waren hohe Funktionalität und Skalierbarkeit für den weiteren Ausbau des Systems im Unternehmen gefordert. Nicht zuletzt sollte die Lösung für eine schnelle Akzeptanz bei den Mitarbeitern einfach in der Handhabung und in der Bedienung sein. Parallel dazu war im Hause COR das Interesse groß, die Medienproduktionssteuerung zu vereinfachen. Der hohe Aufwand für die Kontrolle der fristgerechten Fertigstellung und damit verbunden die hohen Personal- und Prozesskosten für die Erstellung der Materialien sollten deutlich reduziert werden. Ziel war die zentrale Erstellung und Verwaltung der Verkaufsunterlagen, wie z. B. Produktkataloge, Preislisten und Datenblätter aus einem System heraus ohne doppelte Datenhaltung oder fehlende Aktualität. Der Besuch auf der CeBIT 1998 führte zur Kontaktaufnahme mit bpi solutions und wurde zum Schlüsselerlebnis für beide Unternehmen. Das Softwarehaus präsentierte COR für beide Anforderungsbereiche nicht nur die passenden Lösungen, sondern beindruckte mit Beratungs- und Branchenkompetenz sowohl im Bereich Dokumenten-Management als auch im Segment Cross Media Publishing.

Ausgangspunkt zentrale Mediendatenbank

COR führte noch in 1998 einen Vorläufer des heutigen bpi Publisher ein. Den besonderen Nutzen sehen
die Verantwortlichen bei COR in seiner medienübergreifenden Durchgängigkeit. Die Module decken die Prozesse von der Planung über die Kreation und Durchführung von Maßnahmen bis hin zum Controlling und Berichtswesen ab. Alle relevanten Arten von Informationen wie Artikel, Varianten, Produktbeschreibungen, mehrsprachige Texte, Preise, Konditionen und Abbildungen werden in einer zentralen Mediendatenbank bereit gestellt und sind mit dem ERP-System verbunden. Helmut Mangel, Leiter Controlling bei COR: „Aufwändiges Recherchieren nach vorhandenen Materialien, unsortierte Datenbestände, doppelte Erfassung und redundante Arbeiten gehörten der Vergangenheit an.“ Die Einführung des Erweiterungsmoduls PDF Parser für den bpi Publisher in 2003 stellte eine zusätzliche Ausweitung des Serviceangebotes für die weltweit agierenden Händler von COR dar.
Mit dem PDF Parser erstellen die COR Handelspartner eigenständig, zeitnah und ganz einfach ihre individuellen Modifikationen an den von COR erstellten Preislisten. „Durch den Einsatz der bpi-Lösungen haben wir unser Ziel erreicht, das Produktinformationsmanagement erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen“ , zieht Helmut Mangel Bilanz.

Der Weg zum papierarmen Büro

„Bei über 150.000 zu archivierenden Dokumenten im Jahr zählt jede Minute, die weniger für die Ablage und Suche, den Transport und Zugriff benötigt wird“, stellt Oliver Emmrich, Leiter Rechnungswesen fest. Diese Auffassung gilt heute noch bei COR, gerade da man bereits 1998 die erste Archivierungslösung einführte. Was mit einer klassischen Archivierungslösung in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung begann, wurde in den nachfolgenden Jahren durch Erweiterung und Modernisierung zu
einer umfassenden unternehmensweiten Dokumenten-Management-Lösung ausgebaut. Elektronisch vorliegende Informationen (CI-Daten) werden aus dem ERP-System heraus archiviert, zuvor automatisch verschlagwortet und in platzsparende, leicht lesbare PDF-Dokumente gewandelt. Die eingehenden Papierbelege, wie z. B. die Eingangsrechnungen, werden über zwei Scan-Arbeitsplätze mit Virtual Real Scan (VRS) und Barcode-Erkennung eingelesen. Die weitere Verarbeitung dieser Daten läuft danach in digitaler Form ab. Was so einfach klingt, stellte auch COR vor eine große Herausforderung. Bedeutete es doch die Ablösung der bisher üblichen Papierakten und das Verlassen der gewohnten Pfade.

Erfolg durch Professionalität und Akzeptanz

Mit dem praxiserfahrenen Implementierungspartner bpi solutions lief die Einführung der Archivlösung hyparchiv classic problemlos. Dirk Bunte, EDV-Leiter bei COR: „Das bpi Team hatte immer ein offenes Ohr bei Fragen der Kollegen und Mitarbeiter zur Software. Das Team ging auf unsere Belange ein und vermittelte uns stets das Gefühl, dass jemand da ist, der einen Lösungsweg entwickelt.“ Die Folge: Der Wechsel vom kostenintensiven Papierarchiv zum leicht zugänglichen elektronischen Archiv wurde trotz mancher organisatorischer Veränderungen am eigenen Arbeitsplatz innerhalb kürzester Zeit von den Mitarbeitern gut angenommen. Oliver Emmrich, Leiter Rechnungswesen: „Besonders positiv fiel den Mitarbeitern auf, dass sie sofort alle aktuellen Informationen zu einem Vorgang im Zugriff haben. Neben der Optimierung der Tagesabläufe erfüllen wir durch die Einführung von hyparchiv classic die Anforderungen gemäß GDPdU und auch unser angestrebtes Ziel die akute Raumnot durch Platzersparnis wurde bestens gelöst.“
Schneller Ausbau dank einfacher Integration COR setzte den eingeschlagenen Weg konsequent fort. Schon im Jahr 1999 folgte die Einbindung der Microsoft Office-Applikationen und der Faxanbindung. bpi solutions löste diese Aufgabe mit dem eigen entwickelten Werkzeug bpi Goliath. Das Goliath Modul ermöglicht die direkte Indizierung von Dokumenten aus beliebigen Applikationen. Die Inhalte werden direkt in die Verknüpfungstabelle eingefügt und auf Plausibilität mit der Datenbank abgeglichen. Mit diesem Schritt wurde ein weiterer Meilenstein gesetzt, so rutschten Office-Dokumente und Warenwirtschaft noch enger zusammen.

Prozessoptimierung und Einsparungen

Drei Jahre später wurde das gesamte Archivsystem auf die neue Generation dg hyparchive umgestellt. „Die Erwartungen an das Archivsystem wurden bzgl. Kosten und Nutzen voll erfüllt. Wir verzeichnen große Zeiteinsparungen in der laufenden Bearbeitung und konnten durch die gestiegene Auskunftsfähigkeit auch den Kundenservice weiter verbessern“, resümiert Helmut Mangel, Leiter Controlling. In 2006 folgte der zunächst letzte Ausbau des Dokumentenmanagement- und Archivsystems, die Einführung der E-Mailarchivierung für ein- und ausgehende E-Mails mit dg mail. Damit erfüllt COR die gesetzlichen Anforderungen, sämtliche geschäftsrelevante Dokumente, auch die des elektronischen Schriftwechsels, über die geforderten Zeiträume revisionssicher und langfristig aufzubewahren. Dirk Bunte, EDV-Leiter: „Die E-Mailarchivierung unterstützt uns in der IT-Administration. Viele manuelle Tätigkeiten wurden durch regelbasierte, selbstablaufende Routinen ersetzt. Gleichzeitig trägt die Verkleinerung der Maildatenbanken und des Backup-Volumen zur Stabilisierung des Systems bei, erhöht die Performance des Systems und reduziert den Wartungsaufwand.“

Effiziente Verkaufssteuerung

Mit dem bpi Publisher und dg hyparchive wurden bei COR bereits viele Prozesse verbessert. Doch in einer international agierenden Organisation wie COR gibt es unendlich viele Dokumente und Prozesse, insbesondere im Gesamtkomplex Einkauf und Verkauf. Daher hat sich COR für das Jahr 2007 weitere Ziele gesetzt: Die Verbesserung der Informationssteuerung im Vertriebsbereich. Mit den bpi Lösungen Sales Performer furniture und Business Information Portal wird die Zusammenarbeit und Verbesserung sämtlicher Servicedienstleistungen von COR gegenüber den Kunden noch weiter vervollkommnet, um eine bestmögliche Wertschöpfung zu ermöglichen. Der Sales Performer furniture setzt genau da an. Mit integrierter Schnittstelle zum Publisher wird die Lücke zwischen Vertrieb, Marketing und Service geschlossen. Helmut Mangel, Leiter Controlling: „Der Innen- und Außendienst benötigt schnell, einfach und regelmäßig aktuelle Informationen aus dem System. Nur durch den Zugriff auf alle verfügbaren Zahlen kann der Vertrieb effektiv arbeiten und seine Aktivitäten steuern. Der Sales Performer furniture liefert uns die entscheidungsrelevanten Faktoren jedes Händlers. Alle Informationen wie Firmen, Ansprechpartner, Kontakte, Aufträge, Umsätze stehen den Zugriffsberechtigten zur Verfügung. Wir wiederum unterstützen unsere Handelspartner von der Planung über die Verkaufsförderung bis zum Platzierungsmanagement. Insbesondere vom neuen Platzierungsmanagement mit dem umfassenden Platzierungsvergleich erwarten wir weitere Hinweise über die Umschlagshäufigkeit vom Einzelartikel bis zum kompletten Möbelprogramm.

Tagesaktuelles Reporting

Mit dem Business Information Portal stellt COR alle Informationen zu Auftragstatus, lfd. Vorgängen, Umsatz und Auftragseingang ihren Händlern rund um die Uhr in realtime zur Verfügung. Helmut Mangel: „Damit haben Händler, Außendienst und Vertriebsleitung die gleichen Informationen im Zugriff und können auf der Basis dieser Daten besser kalkulieren, kommunizieren und Entscheidungen fällen. Wir versprechen uns von den eingeleiteten Maßnahmen eine spürbare Serviceverbesserung und Motivation für die Händler mit uns noch intensiver zusammenzuarbeiten.“
Agieren statt reagieren Am Anfang standen Insellösungen für die Lösung einzelner Aufgaben. Noch vor einiger Zeit waren Sachbearbeiter damit beschäftigt, Händler- und Angebotsdaten von verschiedenen Systemen zu konsolidieren. Heute liegen bei COR valide Informationen tagesaktuell vor und Entscheidungen können schneller getroffen werden. „Kundennähe ist uns sehr wichtig. Hier sind wir schon gut vorangekommen, aber wir haben noch einiges vor. Im nächsten Jahr planen wir das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung mit bpi solutions in Angriff zu nehmen. Neben dem Knowhow, der Beratungskompetenz und den technischen Aspekten der bpi Lösungen haben uns die Zeit- und Kostenersparnis überzeugt,“ so Dirk Bunte, EDV-Leiter bei COR. „Wir haben die richtige Entscheidung getroffen. Home is where the heart is.“

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