Kontakt

Kontakt

+49 521 94 01 - 0





Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen. Ich stimme zu, dass meine Angaben und Daten zur Beantwortung meiner Anfrage elektronisch erhoben und gespeichert werden.

Bitte beantworten Sie folgende Abfrage:
captcha

Wir freuen uns darauf von Ihnen zu hören
+49 521 94 01 - 0

Vollständige Integration in SAP und digitale Kundenakte


Bereits im Jahr 1993 entschied man sich bei Westag & Getalit für die Einführung der zukunftsorientierten Archivierungslösung dg hyparchive. Aus dem zunächst als Einzelplatz ausgelegten System hat sich bis heute eine vollständig in SAP integrierte Dokumenten-Management-Lösung entwickelt.

Start in 1993

Der erste Schritt war die Übernahme von elektronisch erzeugten Ausgangsdokumenten (CI-Daten) in die Archivlösung dg hyparchive. Die Dokumente wurden auf IBM-Systemen vom Typ S/370 und S/390 erzeugt. Für die Gewinnung der Indexdaten wurde damals ein skalierbarer Konverter von bpi solutions entwickelt, der die Informationen aus den IBM Datenströmen extrahierte. Der Zugriff auf die archivierten Daten war zunächst nur aus dg hyparchive möglich.

Erste Scannapplikation in 1995

Ziel war es, so einfach wie möglich die von den Kunden quittierten Lieferscheine zu erfassen. Die bei Westag gedruckten Lieferscheine wurden mit einem Barcode versehen, in dem die Lieferscheinnummer verschlüsselt war. Der Lieferschein wurde bei der Warenannahme vom Kunden unterschrieben und kam an die Westag & Getalit AG zurück.
Die Lieferscheine wurden danach eingescannt, der Barcode erkannt, und aus dem Barcode wurde dann der Index (Stempel) für das Dokument erzeugt. Die verschiedenen Dokumentenarten wurden durch Indizierungen verknüpft, so dass z. B. zu einer Rechnung zugehörige Gutschriften angezeigt werden.

Ausweitung von SAP in 1998

Um die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling und Einkauf mit einem System zu bedienen, wurde im Jahr 1998 SAP eingeführt.

dg hyparchive – Integrationen mit SAP Scanning der Eingangsrechnungen

Die Eingangsrechnungen werden im SAP-System vorerfasst. Dabei wird ein Kontierungsbeleg gedruckt, auf dem im Kopf die Belegnummer als Barcode aufgedruckt ist. Bei maschineller Rechnungsprüfung kann die Rechnung sofort gebucht werden, andernfalls wird sie zur Prüfung und Kontierung weiter- gereicht. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die Eingangsrechnungen mit dem Kontierungsbeleg eingescannt (‚späte Archivierung’). Die Recherche ist direkt aus SAP möglich. Dazu wird aus der Beleganzeige in der Finanzbuchhaltung in die Anlagenliste verzweigt. Das Archiv wird automatisch geöffnet und der gewünschte Urbeleg aufgeblendet.

Einführung SAP-Logistikmodule in 2002

Mit Einführung der Module SD (Vertrieb) und PP (Produktionssteuerung) wird die Archivierung erweitert: Die Belege Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung werden über eine besondere Nachrichtenart automatisch bei der Erzeugung des Belegs in das Archiv gestellt. Die quittierten Lieferscheine tragen weiterhin einen Barcode, der beim Einscannen als Stempel benutzt wird. Die Recherche wird auf genau dem gleichen Weg durchgeführt wie bei den Eingangsrechnungen.

Archivierung kompletter Vertriebsvorgänge

Alle Vertriebsbelege (Bestelloriginale, Kundenkorrespondenz, Angebote etc.) werden seit 2004 elektronisch in dg hyparchive abgelegt. Dazu wird bei der Auftragserfassung ein Archivierungsbeleg mit der als Barcode verschlüsselten Auftragsnummer gedruckt.

Folgende Lösungserweiterungen sind im Einsatz:

Zuordnung eines gescannten Beleges zu mehreren SAP-Belegen.  Nutzung von bpi Goliath, um elektronische Dokumente (Word, Excel, Outlook) direkt, d.h. ohne Ausdruck, archivieren zu können. Scanning von kundenbezogenen, angebotsbezogenen und bestellbezogenen Belegen. . Einsatz von modernen Hochleistungsscannern mit Erkennung von Doppeleinzügen und Rückseitenscanning. Eine entsprechende Technik wird auch für den Einkauf eingesetzt.
Fazit Somit stehen alle Kundeninformationen in einer digitalen Akte unabhängig von Ort und Zeit jedem autorisierten Bearbeiter zur Verfügung.

Ihr IT-Spezialist in Sachen Digitalisierung

bpi Solutions
Kontakt aufnehmen:
+49 521 / 94 01 - 0