Bereits im Jahr 1993 entschied man sich bei Westag & Getalit AG für die Einführung der zukunftsorientierten Archivierungslösung dataglobal CS. Doch was zunächst mit einem Einzelplatz begann, hat sich bis heute eine vollständig in SAP integrierte Dokumenten-Management-Lösung entwickelt.
Start in 1993
Der erste Schritt war die Übernahme von elektronisch erzeugten Ausgangsdokumenten (CI-Daten) in die Archivlösung dataglobal CS. Aber die Dokumente wurden auf IBM-Systemen vom Typ S/370 und S/390 erzeugt. Deshalb entwickelte bpi solutions für die Gewinnung der Indexdaten damals einen skalierbarer Konverter, der die Informationen aus den IBM Datenströmen extrahierte. Denn der Zugriff auf die archivierten Daten war zunächst nur aus dataglobal CS möglich.
Erste Scanapplikation in 1995
Ziel war es, so einfach wie möglich die von den Kunden quittierten Lieferscheine zu erfassen. Die bei Westag gedruckten Lieferscheine waren mit einem Barcode versehen, in dem die Lieferscheinnummer verschlüsselt war. Bei der Warenannahme unterschrieb der Kunde den Lieferschein und ging an die Westag & Getalit AG zurück.
Anschließend erfolgte der Scan der Lieferscheine und die Barcodeerkennung. Aus dem Barcode wurde dann der Index (Stempel) für das Dokument erzeugt. Die verschiedenen Dokumentenarten waren durch Indizierungen verknüpft, so dass z. B. zu einer Rechnung zugehörige Gutschriften angezeigt werden.
Ausweitung von SAP in 1998
Im Jahr 1998 erfolgte die Einführung von SAP, um die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling und Einkauf mit einem System zu bedienen.
dataglobal CS – Integrationen mit SAP Scanning der Eingangsrechnungen
Die Eingangsrechnungen werden im SAP-System vorerfasst. Auf dem Kontierungsbeleg befindet sich im Kopf die Belegnummer als aufgedruckter Barcode. Damit erfolgt bei maschineller Rechnungsprüfung die sofortige Buchung der Rechnung. Andernfalls wird sie zur Prüfung und Kontierung weitergereicht. Nach dem Abschluss des Vorgangs erfolgt der Scan der Eingangsrechnungen mit dem Kontierungsbeleg (‚späte Archivierung’). Die Recherche ist direkt aus SAP möglich. Dazu wird aus der Beleganzeige in der Finanzbuchhaltung in die Anlagenliste verzweigt. Das Archiv öffnet sich automatisch und der gewünschte Urbeleg steht zur Ansicht bereit.
Einführung SAP-Logistikmodule in 2002
Die Archiverweiterung geschah mit der Einführung der Module SD (Vertrieb) und PP (Produktionssteuerung): Die Belege Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung gelangen über eine besondere Nachrichtenart automatisch bei der Erzeugung des Belegs in das Archiv. Die quittierten Lieferscheine tragen weiterhin einen Barcode. Dieser findet Verwendung als Stempel beim Einscannen. Die Recherche erfolgt auf genau dem gleichen Weg wie bei den Eingangsrechnungen.
Archivierung kompletter Vertriebsvorgänge
Seit 2004 geschieht die Ablage sämtlicher Vertriebsbelege (Bestelloriginale, Kundenkorrespondenz, Angebote etc.) elektronisch in dataglobal CS. Dazu wird bei der Auftragserfassung ein Archivierungsbeleg mit der als Barcode verschlüsselten Auftragsnummer gedruckt.
Folgende Lösungserweiterungen sind im Einsatz:
Zuordnung eines gescannten Beleges zu mehreren SAP-Belegen. Nutzung von bpi Goliath, um elektronische Dokumente (Word, Excel, Outlook) direkt, d.h. ohne Ausdruck, archivieren zu können. Scanning von kundenbezogenen, angebotsbezogenen und bestellbezogenen Belegen. Einsatz von modernen Hochleistungsscannern mit Erkennung von Doppeleinzügen und Rückseitenscanning. Eine entsprechende Technik wird auch für den Einkauf eingesetzt.
Fazit: Somit stehen alle Kundeninformationen in einer digitalen Akte unabhängig von Ort und Zeit jedem autorisierten Bearbeiter bei Westag & Getalit AG zur Verfügung.
