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Effiziente Vertriebsdatensteuerung mit workflowbasiertem Dokumentenmanagement


Die HEWI Heinrich Wilke GmbH ist ein innovatives, zukunftsorientiertes Unternehmen mit über 75-jähriger Geschichte. Das Unternehmen hat sich von einem kleinen Hersteller landwirtschaftlicher Handgeräte zu einem der führenden Systemanbieter im Objektbereich entwickelt. Unter dem Motto „Systemkompetenz Architektur“ hat HEWI das Angebot gebündelt und bietet durchgehende Lösungen aus einer Hand. Das Leistungsspektrum umfasst Beschilderungen, Beschläge, Elektronische Schließsysteme, Handläufe, Sanitär-Accessoires und Produkte für barrierefreies Wohnen. Die Heinrich Wilke GmbH mit Stammsitz in Bad Arolsen, Nordhessen agiert weltweit mit rund 600 Mitarbeitern. HEWI entwickelt und produziert auf rund 50.000 qm ein eindrucksvolles Produktprogramm. Das umfangreiche Know-how sichert den technischen Fortschritt sowie eine hohe Produkt- und Servicequalität. Das Unternehmen bietet ihre Produkte ausschließlich über den Fachhandel an. In Europa, Asien und Amerika betreibt die Heinrich Wilke GmbH ein eigenes Vertriebsnetz mit Tochtergesellschaften und Handelspartnern. Informationen und deren Austausch stellen im Geschäftsleben einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Bei der Bearbeitung von Informationen, beispielsweise Vertriebsdokumenten, unterliegen Unternehmen immer mehr den Anforderungen des anspruchvollen Marktes: Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten erwarten eine schnelle und problemlose Abwicklung Ihrer Belange. Gleichzeitig sind innovative Strategien und Produkte gefragt, um neue Kunden zu gewinnen und zu binden. Nur wenn die Mittelständler Aufgaben außerhalb ihres Kernbereiches effizient lösen, wird Potential für wertschöpfende Aktivitäten frei. HEWI hat diese Herausforderung im Bereich des Dokumenten-Managements aufgegriffen. Mit der Migration der ERP-Lösung PRODIS und des Altarchivs CESAR auf die neue integrierte Lösung SAP und inboxx hyparchiv erzielt HEWI eine höhere Effizienz und mehr Transparenz in ihren Geschäftsprozessen. Die Verwaltung sowohl strukturierter als auch unstrukturierter Dokumente wird bei HEWI schon seit langer Zeit als geschäftsrelevant betrachtet. Deshalb überraschte es wenig, als im Jahr 2005 eine Migration des vorhandenen ERP-Systems und des elektronischen Archivs geplant wurde, um eine weitere Optimierung der Datenströme zu realisieren.

Kurzer Prozess

„Wir waren mit unserer alten Lösung zufrieden. Das teilautomatisierte Zusammenspiel von PRODIS und CESAR hat über einen langen Zeitraum unsere Aufgaben abgedeckt. Doch mit der Einführung der SAPLogistik-Module wollten wir die bestehende Lösung ablösen“, erklärt Andrea Kraushaar, SAP-Administration und Prozessmanagerin bei HEWI Heinrich Wilke GmbH. „CESAR lässt sich bei Veränderungen nur mit größeren Anstrengungen an die gewünschten Erweiterungen anpassen.“ „Mit dem Umstieg auf SAP war es eine beschlossene Sache, dass auch ein SAP-kompatibles DMS angeschafft wird“, begründet Andrea Kraushaar die Entscheidung. Nach kurzer Anbieterevaluierung konnte sich bpi solutions als Generalauftragnehmer und Implementierungspartner empfehlen. Die langjährige Erfahrung bei Integrationsprojekten von Archiven in SAP-Umgebungen, gepaart mit dem Know-how der SAP-Spezialisten von itelligence überzeugten die Verantwortlichen bei HEWI. Das Archivsystem inboxx hyparchiv überzeugte vor allem durch die einfache Konfigurierbarkeit, die leichte Bedienung, die Skalierbarkeit und den hohen Integrationsgrad.

Integriertes Konzept

Die Herausforderung bestand darin, ein Vorgangsmanagement zur fallabschließenden Bearbeitung zu entwickeln, das alle Schritte vom Scannen der Papierdokumente bis zur Ablage im Archiv in einer „Vorgangsakte“ umfasst. Neben dem Zugriff aus SAP auf die Altdaten sollten die eingehenden Vertriebsdokumente aus verschiedenen Quellen bei Eingang sofort archiviert werden, um dann für die weitere Verarbeitung zur Verfügung zu stehen. Dabei galt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen, wie z. B. das Anbringen von Annotationen, das Faxen archivierter Dokumente, die Weiterleitung von fehlgeleiteten Dokumenten, sowie die Berücksichtigung einer Vertreterregelung. Das Ziel war ein umfassendes integriertes Konzept: Die vollständige Integration der Archivlösung inboxx hyparchiv im SAP-System mit Einbindung des ScanArbeitsplatzes, der Faxserver und der Realisierung der Workflows zur Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Barrieren überwinden

Die Ausgangssituation war bereits durch das teilautomatisierte Zusammenspiel der ERP-Lösung ProWin und dem Archiv CESAR gekennzeichnet. Die Papierdokumente wurden nach dem Scannen über den Faxserver in die Postkörbe verteilt. Im Anschluss erfolgte die Eingabe des Beleges im ERP-System ProWin entsprechend dem Kundenfax. Dazu wurde ProWin manuell geöffnet und jeder einzelne Vorgang bearbeitet. Mit der Freigabe des Beleges erfolgte danach die Erzeugung der Stichworte und die automatische Übergabe an die Verstichwortungsmaske in CESAR. Anschließend fand die Archivierung des Kundenfaxes mit den Stichworten statt. Diese Vorgangsbearbeitung war aus Sicht der Anwender bereits eine ganz gute Lösung, doch erforderte jede Anpassung und Erweiterung spezielle Programmierarbeiten. Ein weiteres Handicap stellten die nicht mit den Belegen verknüpften Dokumente dar. Zusätzlicher, zeitlicher Aufwand war nötig, bis die jeweiligen Zuordnungen getroffen waren.

Informationsfluss optimieren

Die neue Lösung sollte die Geschäftsprozesse verschlanken und effizienter gestalten. Die Archivierung der Belege sollte künftig nahtlos durchführbar sein und gleichzeitig die Tagesarbeit erleichtern. Zwar bestand bereits mit der ArchiveLink-Schnittstelle eine Standardlösung für die Integration der Archivlösung inboxx hyparchiv in das SAP-System, auf Geschäftsprozessebene sah es jedoch anders aus. Für die Steuerung der einzelnen Arbeitsschritte existierte keine Standardlösung. Hier ging es darum, SAP Transaktionsdaten in die Geschäftsprozesse einzubinden. Das Projektteam von bpi solutions, itelligence und Kollegen aus dem Hause HEWI skizzierte gemeinsam den schematischen Ablauf und begann mit der Umsetzung der einzelnen Schritte.

Prozessbeschleunigung durch Integration

Statt auf reine Verwaltung setzte das Team auf wertschöpfendes Dokumenten-Management mit transparenten und effizienten Kommunikationsstrukturen. Angefangen beim Scan-Arbeitsplatz, wo monatlich ca. 8.950 Eingangsdokumente verarbeitet werden. Mit ScanMagic for SAP wurde eine Hochleistungs-Scan-Software für die Stapelverarbeitung installiert. Sämtliche Papierdokumente werden beim Posteingang eingelesen und der Empfänger in SAP über eine Remote Function Call (RFC) ermittelt. Für das direkte Hinzuscannen in die SAP-Verknüpfungstabelle greift bpi ScanMagic for SAP auf das RFC-Control zurück und führt automatisch Plausibilitätsabgleiche mit der SAP-DB durch. Die Dokumente werden templategesteuert zu den Vorgängen in SAP erfasst, z. B. ein Beleg an die Bestellung, den Auftrag oder ein sonstiges Dokument in den generischen Objektdiensten und in SAP angehängt. Nach der Eingabe der Vorgangsinformationen wird eine Online-Überprüfung auf Vorhandensein des Vorganges durchgeführt, bevor der gescannte Beleg schließlich archiviert und in SAP verknüpft wird.

Schneller Weg ins SAP-System

Für die elektronisch eingehenden Faxe wurde die Empfängerermittlung über die bereits im Unternehmen vorhandenen Durchwahltabellen realisiert. Die Vorgehensweise knüpft an die Merkmale von bpi ScanMagic for SAP nahtlos an. Selbstverständlich findet auch hier nach Eingabe der vorgangsrelevanten Informationen eine Prüfung auf Vorhandensein in SAP statt. Überdies werden die Faxdokumente nach Überprüfung archiviert, bevor die weitere Bearbeitung erfolgt. Anschließend stehen den Sachbearbeitern in einem Auswahlmenü verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenbearbeitung zur Verfügung. Vom Anlegen eines Angebotes oder Auftrages, über die Belegzuordnung bis zur Ablage oder Löschung der Dokumente aus dem Bearbeitungspool. Hinter jedem Vorgang verbirgt sich ein mehrstufiger Workflow, die gemeinsam mit der itelligence entwickelt wurden. Die Workflows rufen je nach den jeweiligen Erfordernissen weitere Transaktionen auf, abhängig von der getroffenen Auswahl. Die Integration der einzelnen Komponenten unter einer Oberfläche und die Automatisierung durch die Workflows trägt entscheidend zu einem verbesserten Informationsfluss im Unternehmen bei. Jeder einzelne Sachbearbeiter kann die gesamte Vorgangsabwicklung von seinem Arbeitsplatz steuern. Eingehende Dokumente von Kunden gelangen ohne Umwege in die SAP Office Inbox des zuständigen Sachbearbeiters
und können zeitnah bearbeitet werden. Eine Verzögerung des Informationsflusses ist ausgeschlossen.

Alle Informationen sofort im Zugriff

Wie bei der Verarbeitung findet auch die Recherche nach Dokumenten ohne Verlassen der Benutzeroberfläche des SAP-Systems statt. Außer den Standard-Suchkriterien im DVS bietet ein weiterer Karteireiter im System die Möglichkeit nach definierten Selektionskriterien, z. B. den Begriffen der Verschlagwortung zu suchen. Das entsprechende Dokument wird im inboxx hyparchiv Desktop angezeigt, der sich nach Auswahl des Dokuments aus der Trefferliste automatisch aufblendet. SAP und inboxx hyparchiv vereinfachen den Vertriebsprozess, denn die durchgängige Abbildung des Prozesses in einem integrierten Gesamtsystem beschleunigt den Bearbeitungsprozess erheblich. So wird der betreffende Kunde über die in der SAP Software hinterlegten Stammdaten aufgerufen. Die entsprechenden Belege zu dem betreffenden Angebots- oder Verkaufsvorgang sind mit dem Kunden bzw. dem Vorgang im System verknüpft. Sie können damit direkt zur Überprüfung oder bei Fragen des Kunden herangezogen werden.

Hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern

Die Resonanz auf die neuen Prozesse ist sehr positiv. Alle Belege, Eingangs- und Ausgangsdaten, sind heute direkt im SAP-System abrufbar. Wo zuvor die manuelle Recherche nach Dokumenten herrschte, stellt heute der direkte Zugriff auf Eingangs- und Ausgangsdaten sowie die direkte Verlinkung mit der Vorgangsakte einen echten Vorteil dar. Neben der Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter steigt die Informationsqualität und die Motivation nimmt zu. Die integrierte Lösung sorgt bei HEWI mit der aktuellen Übersicht auf die Kundenaufträge und die auftragsbezogene Dokumentation für eine verbesserte
Transparenz und führt zu einer höheren Effizienz in der Prozesskette. Die Softwareumstellung erforderte von den Mitarbeitern keine große Umstellung. Der Arbeitsablauf folgt weitestgehend den gewohnten Arbeitsschritten und berücksichtigt ihre speziellen Anforderungen im Auftragcenter. Aus Sicht der Anwender eine gute und runde Lösung.

Informationstransparenz vorantreiben

Jürgen Wilke, IT-Leiter bei HEWI Heinrich Wilke GmbH sieht das Projekt als rundum gelungen. „Die parallele Softwareumstellung von zwei wichtigen geschäftskritischen IT-Systemen Prodis und CESAR ist ohne Schwierigkeiten abgelaufen. Wir waren gut vorbereitet. Durch das sehr gute Fachwissen auf allen Seiten und eine hervorragende Zusammenarbeit von bpi solutions, itelligence und den Kollegen in unserem Hause wurde das Projekt im geplanten Zeit- und Budgetrahmen durchgeführt. Besonders freut mich, dass die erstellten Workflows seit dem Produktivstart nicht geändert wurden und nach wie vor zuverlässig funktionieren. Das Archivsystem läuft stabil und bedarf so gut wie keines Wartungsaufwandes, bis auf das Einspielen von Updates und das übliche Systemmonitoring.“ Durch die Automatisierung von Dokumentenprozessen ist bei HEWI ein umfassender Überblick über den jeweiligen Vorgang entstanden, komplett mit allen dazugehörigen Dokumenten. Diese Daten werden in einer Oberfläche dargestellt. Somit können während eines Telefonats mit dem Kunden alle Fragen gleich beim ersten Kontakt erledigt werden, was wiederum zu einem besseren Kundenservice beiträgt. Abschließend fügt Andrea Kraushaar hinzu: „Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Lösung für effizientes Dokumenten-Management denken wir bereits über weitere Einsatzbereiche nach: So ließen sich durch die Einbindung einer E-Mailarchivierung weitere Administrationsaufgaben lösen.“

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