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Zahlungsfreigabeprozesse auf Basis des smart INVOICE PILOT


Mitsubishi HiTec Paper Bielefeld und Mitsubishi HiTec Paper Flensburg sind im Jahr 2010 zur Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH fusioniert. Der Firmensitz ist Bielefeld. Das Unternehmen erwirtschaftete mit rund 700 Mitarbeitern bei einem Exportanteil von 83% ca. 308 Mio. Euro. Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH ist einer der führenden Hersteller für Spezialpapiere weltweit, verbindet das Know-how erstklassiger Papiermacher mit einer einzigartigen technischen Ausrüstung. Unterstützt durch stetige Produktentwicklung, konsequente Marktorientierung, weltweiten Vertrieb und modernste Logistik ist dies ein Garant für Innovation und Fortschritt. Als Tochterunternehmen der japanischen Mitsubishi Paper Mills und Mitglied der Mitsubishi
Gruppe profitiert das Unternehmen nicht nur von einem exzellenten internationalen Vertriebsnetz, sondern auch von der Zusammenarbeit im Bereich Forschung und Entwicklung, Service und Logistik. Gleichzeitig hat sich das Unternehmen die Flexibilität eines mittelständischen Unternehmens bewahrt, zum Vorteil der Kunden.

Rechnungsprozess optimieren

Bei Mitsubishi HiTec Paper wird bereits seit vielen Jahren mit einem SAP System und dem Archivsystem dg hyparchive gearbeitet. Die Rechnungserfassung erfolgte in der Vergangenheit durch spätes Erfassen mit Barcode, der logistischen Rechnungsprüfung in SAP, sowie einem manuellen dezentralen Rechnungsfreigabeprozess per Hauspost und Unterschrift. Der dezentrale Rechnungsprüfung mit 5 Mitarbeitern in den beiden Standorten erforderte jedoch einen hoher manuellen Erfassungsaufwand, und die Genehmigungskoordination war langwierig. Damit blieb zu wenig Zeit für die Prüfung von Problemfällen. Außerdem waren durch die Vorgangsbearbeitung „Späte Erfassen“ aktuelle Forderungen nicht sofort im System ersichtlich. Somit konnte keine optimale Transparenz des Informationsflusses erzielt werden. Letztlich konnte das Know-how der Mitarbeiter nicht optimal genutzt werden.

Ziele im Auswahlverfahren

Mitsubishi HiTec Paper hatte sich für die neue Lösung drei wesentliche Ziele gesetzt: Die Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes durch Automatisierung, einen optimierter Genehmigungsprozess unter Einhaltung der Skontofristen sowie eine maximale Transparenz im Forderungshandling, welche zu einem verbesserten Cash Management führen soll. bpi solutions überzeugte im Auswahlverfahren mit dem smart INVOICE PILOT von Insiders Technilogies sowohl mit Blick auf die fachlichen Anforderungen als auch in wirtschaftlicher Hinsicht. Dirk Landsmann, IT-Leiter, Mitsubishi HiTec Paper Europe GmbH, erläutert: „Die vorgestellte Lösung von einem innovativen, etablierten Hersteller stellte für uns die ideale Prozessunterstützung dar, sowie eine gute effiziente Oberflächenunterstützung und ein flexibles Customizing. Ferner bestand zu bpi solutions bereits eine gute, vertrauensvolle Partnerschaft, die für eine schnelle technische Einführung und einen direkter Support steht.“

Wirtschaftlichkeit verbessert

Zu Beginn des Jahres wurden die Verträge geschlossen. Das Feinkonzept wurde im April verabschiedet. Im Mai folgte die Installation des smart INVOICE Server und INVOICE PILOT im SAP.
Anschließend wurde das Customizing durchgeführt. Bereits im Juni begann die Testphase mit dem neuen System und im September startete der Echtbetrieb durch. Heute werden die Rechnungen in der zentralen Poststelle mit bpi ScanMagic gescant und nachbearbeitet. Mit OCR Extraktion werden die Belege durch smart INVOICE ausgelesen und gegen die Matching-Datenbank abgeglichen. Anschließend wird die selbstlernende Verifier Nachbearbeitung mit smart INVOICE durchgeführt. Danach erfolgt die Übertragung an SAP mit INVOICE PILOT und die Vorbereitung der Genehmigung bzw. der Genehmigungs-Workflows. Abschließend werden die Daten in dg hyparchive revisionssicher archiviert. Das Ergebnis: Kaum manuelle Prozesse,, optimaler Informationsfluss, klare Arbeitsteilung.

Kernkompetenzen stärken

Mitsubishi HiTec Paper sieht die Vorteile in der Verringerung manueller Tätigkeiten, der räumliche Unabhängigkeit der einzelnen Prozeßschritte und einem deutlich reduzierten Zeitaufwand für die Genehmigungsprozesse durch den Workflow. Dirk Landsmann zieht ein erstes positives Fazit: “Höhere Prozess und Mitarbeitereffizienz, deutliche Kostenreduktion und mehr Transparenz im Unternehmen, wir haben unsere Ziele erreicht.“

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