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Globales Archivmanagement mit dg hyparchive



Die Universal Music Group betreibt viele renommierte Labels, darunter A&M/Octone, Decca, Deutsche Grammophon, Disa, Emarcy, Fonovisa, Interscope Geffen A&M Records, Island Def Jam Music Group, Lost Highway Records, Machete Music, MCA Nashville, Mercury Nashville, Mercury Records, Polydor Records, Show Dog – Universal Music, Universal Motown Republic Group, Universal Music Latino und Verve Music Group. Hinzu kommt eine Vielzahl von Labels, die zu Tochterunternehmen der Universal Music Group gehören bzw. deren Produkte von ihnen vertrieben werden. Die Universal Music Group verfügt über den umfangreichsten Musikkatalog der Welt. Er enthält die populärsten Künstler und Aufnahmen aus allen Genres und damit die wichtigsten Werke aus über 100 Jahren Musikgeschichte. Der Katalog wird von zwei eigenständigen Units vermarktet, Universal Music Enterprises in den USA und Universal Music Strategic Marketing in allen anderen Territorien. Die Universal Music Group ist darüber hinaus auf vielen weiteren Gebieten tätig, die das Kerngeschäft ergänzen, z.B. mit der New Media und Technologie Unit eLabs, dem ebenfalls weltweit marktführenden Merchandising-Anbieter Bravado und dem Full Service Künstler-Management Twenty-First Artists.

Einfach und übersichtlich

Heute ist bei Universal Music ein Archivsystem mit einer Konzernlizenz im Einsatz. Das SAP-System wurde mit der Weboberfläche des Einkaufssystems Wax UniPort erweitert. Über diesen Portalzugang werden weltweit alle Eingangsrechnungen und Dokumente erfasst, per Workflow an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet und über die IDoc-Schnittstelle ins SAP gemeldet. dg hyparchive übernimmt an dieser Stelle die Aufgabe der Vorerfassung via Scan und Barcode sowie der Zwischenablage bevor die Dokumente mit dem SAP-Vorgang verknüpft und anschließend revisionssicher in dg hyparchive abgelegt werden. bpi solutions entwickelte auf Basis der hauseigenen SAP Connection Suite die entsprechende Ablaufsteuerung um die Daten von und zu Wax UniPort zu verarbeiten.

National und international

Mit der Serverkonsolidierung wurden für Universal Music Deutschland und die angebundene Deutsche Grammophon ein eigener Archivserver mit dg Hyparchive aufgesetzt. Auf diesem Archivserver werden sämtliche Dokumente, die intern und extern produziert werden, in COLD-, pdf- und weiteren Formaten abgelegt. So ist für die Deutsche Grammophon das Archiv zur unentbehrlichen Standardanwendung geworden. Lizenzverträge und die gesamte Projektabwicklung, wie z.B. Lizenzabrechnungen der Künstler, Verkäufe aller Ton- und Datenträger, anteilige Gewinne, die an Künstler ausgewiesen und abgerechnet werden, alles landet in dg hyparchive. Die eingehenden Dokumente werden dazu in der zentralen Posteingangsstelle mit Barcode bestückt, qualifiziert und den einzelnen Abteilungen nach einem festen Regelwerk zugewiesen. Mit dem internationalen Archivserver werden zurzeit alle weiteren Universal Music Gesellschaften angebunden. Die skandinavischen Landesgesellschaften (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland) Großbritannien und Frankreich, wurden als erste Lokationen realisiert, die weiteren 37 Länder folgen nach und nach.

dg hyparchive im Rechenzentrumsbetrieb

Inzwischen werden die beiden Archivserver im Rechenzentrumsbetrieb als virtuelle Maschinen gehostet. bpi solutions hatte als Infrastrukturdienstleister die Aufgabe übernommen einen neuen zentralen Server bei Arvato in Gütersloh aufzusetzen. In diesem Zusammenhang hat das bpi-Team weitere Schnittstellen zu SAP, JDE, Wax UniPort geschrieben und der ScanClient wurde nochmals für den internationalen Einsatz optimiert. Damit ist Universal Music selbst in der Lage den ScanClient um weitere benötigte Sprachen zu ergänzen. Heute erfolgt die Betreuung der Infrastruktur in Gütersloh in enger Abstimmung mit den IT-Kollegen der Universal Music in Berlin.

Weniger Aufwand, höhere Wirtschaftlichkeit

Die Zwischenbilanz fällt entsprechend positiv aus. Christian Schöfer, Projektleiter dg hyparchive Universal Music stellt fest: „Mit der weltweiten Vereinheitlichung auf ein System haben wir den administrativen Aufwand deutlich verringern können. dg hyparchive läuft rund, wir freuen uns, dass alles so funktioniert ,wie wir uns das vorgestellt haben. In den nachfolgenden Ländern werden weitere eingesetzte Anwendungen einfach über api Autoarchive angebunden“. Carsten von Heynitz, Projektleiter dg hyparchive Universal Music, ergänzt: „bpi solutions hat uns die nötigen Bausteine kreiert, sodass wir auch außerhalb unserer standardisierten BarcodeVorgehensweise die Eingangsrechnungsverarbeitung realisiert haben. Dabei werden Dokumente außerhalb von SAP über ein Hilfsprogramm in SAP integriert zur Ansicht gebracht. Letztlich konnten wir so auch unser Volumen über die Jahre deutlich reduzieren, von 350.000 Blatt Papier in 2003 auf nur noch 30.000 Blatt Papier im Jahr 2010. Damit verbunden sind viele Geschäftsprozesse, inzwischen durch die Anbindung an das dg hyparchive spürbar vereinfacht worden.
Ein schöner Erfolg“.

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