Böllhoff Gruppe optimiert die Geschäftsprozesse durch IT
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    Optimierung der Geschäftsprozesse durch IT


    Für die Organisation und Verwaltung der vielfältigen Aufgabenbereiche im Unternehmen entscheidet sich die Böllhoff-Gruppe, durch Automation in der IT die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren Im Fokus stehen die 4-5 größten Kostenblöcke. „Um den zeitgemäßen Weg zu gehen, entscheiden wir uns für den Einsatz der automatisierten Rechnungsverarbeitung“, erklärt Christina Telgheider, Projektmanagement und zuständig für den Bereich Buchhaltung bei Wilhelm Böllhoff GmbH & Co. KG. Das Dokumentenaufkommen für die Abwicklung in der Rechnungsprüfung ist hoch. Pro Monat müssen über 5.000 Rechnungen, die sich zu Teil aus vielen Seiten zusammensetzen, geprüft, bearbeitet, weitergeleitet, freigezeichnet und abgelegt werden. Früher wurden die Rechnungen allerdings manuell durch das Unternehmen gesteuert. Die Freigaben erfolgten häufig erst nach vielen Rücksprachen mit mehreren Personen. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen mit diesem Bereich zu beginnen.

    Fokus auf Praxisbezug

    Nach sorgfältiger Auswahl ist in Bielefeld seit Frühjahr 2014 die automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Basis von BPM inspire und smart FIX im Einsatz. Vom Eingang der Belege über die Freigabe bis zur Buchung der Rechnung im Warenwirtschaftssystem M3 und abschließenden Kontenabgleich im Rechnungswesen mit Diamant. Rückblickend sagt Ralf Fleer, Leiter IT: „Unsere Auswahlkriterien für die Lösung haben wir von der Vorgehensweise der drei Anbieter abhängig gemacht. Denn die Softwarelösungen liegen heute sehr dicht beieinander. Daher sind die Erfahrungen in der gelebten Praxis und ein übereinstimmendes Vorgehen im Projekt entscheidend. Das Team von bpi solutions hat unser Anliegen verstanden und auf uns den besten Eindruck gemacht.“

    Von der Analyse zum fertigen Prozess

    Der Systemeinsatz hat im täglichen Arbeitsalltag wesentliche Erleichterungen gebracht. Für den Rechnungsprüfungsprozess bewegt das Unternehmen kein Papier mehr. Die manuellen Tätigkeiten für die Aufbereitung der Papierbelege sind an den Anfang des Prozesses verlagert. Die Vorsortierung der eingehenden Rechnungen geschieht im zentralen Posteingang. Die Erfassung der Eingangsrechnungen erfolgt mit bpi Scan Magic. Anschließend liest und verifiziert smart FIX die Belege. Danach erfolgt die Ablage im Archiv. Danach wird der Rechnungsworkflow mit BPM inspire eröffnet. Die Prüfung der Belege wird gegen die Bestelldaten und den erfolgten Wareneingang durchgeführt. Die automatische Prüfung wird nächtlich wiederholt. und in den elektronischen Workflow eingebracht. Anschließend erfolgt die Dunkelbuchung im Warenwirtschaftssystem M3 der Böllhoff Gruppe. Neben den eingehenden Papierbelegen liest und verifiert E-Mail Konnektor von Insiders Technologies auch die elektronischen Rechnungen der Lieferanten elektronisch ein.

    „Die Workflows laufen rund, das automatisierte Abholen und Weiterleiten an die betreffenden Sachbearbeiter läuft im Prozess deutlich schneller. Die Bearbeitung ist schnell nachvollziehbar und nach kurzer Einweisung, einfach in der Handhabung. Die Akzeptanz in den Fachbereichen ist entsprechend hoch“, stellt Christina Telgheider fest.

    Routinearbeiten automatisieren

    Die Ergebnisse überzeugen bereits nach kurzer Zeit. Durch den automatisierten Rechnungsprüfungsprozess ist bereits ein hoher Grad an Dunkelbuchungen erreicht. Der Abgleich gegen Bestellwesen und Warenwirtschaftssystem läuft zuverlässig. Die flexible Rechnungsbearbeitung führt bei Böllhoff zu einer spürbaren Reduzierung des Verarbeitungsaufwands. Die verschiedenen Reports und Statistiken stellen dem Einkauf und der Geschäftsleitung täglich die Auswertungen bereit, die für weitere Entscheidungen benötigt werden. Die Automatisierung ermöglicht schlankere Prozesse, umfangreiche Zeitersparnis, die Beseitigung von Fehlerquellen, führt zu deutlich kürzeren Umlaufzeiten und mehr Transparenz.

    Zielerreichung mit Wunsch nach mehr

    „Bei 80% der eingehenden Rechnungen erfolgt eine Duneklbuchung. Das bedeutet Zielerreichung. Doch ebenso wichtig ist die Tatsache, dass alle am Prozess Beteiligten zufrieden sind. Böllhoff Deutschland und Tschechien arbeiten bereits mit der neuen Lösung. Der Rollout für weitere Standorte folgt. Damit ist die Bereitschaft von allen Seiten gegeben, die Idee der IT-Automatisierung weiter aufzugreifen und auszuweiten. Die guten Erfahrungen haben den Blick für die Prozesse geschärft. Wir werden weiter daran arbeiten die Automatisierung und Wirtschaftlichkeit zu optimieren “, zieht Ralf Fleer, Böllhoff Gruppe, sein kurzes Fazit.

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