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Optimierung der Geschäftsprozesse durch IT


Für die Organisation und Verwaltung der vielfältigen Aufgabenbereiche im Unternehmen hat sich die Böllhoff-Gruppe entschieden, durch Automation in der IT die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren Im Fokus stehen die 4-5 größten Kostenblöcke. „Um den zeitgemäßen Weg zu gehen, haben wir uns für den Einsatz der automatisierten Rechnungsverarbeitung entscheiden“, erklärt Christina Telgheider, Projektmanagement und zuständig für den Bereich Buchhaltung bei Wilhelm Böllhoff GmbH & Co. KG. Das Dokumentenaufkommen für die Abwicklung in der Rechnungsprüfung ist hoch. Pro Monat müssen über 5.000 Rechnungen, die sich zu Teil aus vielen Seiten zusammensetzen, geprüft, bearbeitet, weitergeleitet, freigezeichnet und abgelegt werden. Früher wurden die Rechnungen manuell durch das Unternehmen gesteuert. Die Freigaben konnten häufig erst nach vielen Rücksprachen mit mehreren Personen geklärt werden. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen mit diesem Bereich zu beginnen.

Fokus auf Praxisbezug

Nach sorgfältiger Auswahl ist in Bielefeld seit Frühjahr 2014 die automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Basis von BPM inspire und smart FIX im Einsatz. Vom Eingang der Belege über die Freigabe bis zur Buchung der Rechnung im Warenwirtschaftssystem M3 und abschließenden Kontenabgleich im Rechnungswesen mit Diamant. Rückblickend sagt Ralf Fleer, Leiter IT: „Unsere Auswahlkriterien für die Lösung haben wir von der Vorgehensweise der drei Anbieter abhängig gemacht. Die Softwarelösungen liegen heute sehr dicht beieinander. Entscheidend sind die Erfahrungen in der gelebten Praxis und ein übereinstimmendes Vorgehen im Projekt. Das Team von bpi solutions hat unser Anliegen verstanden und auf uns den besten Eindruck gemacht.“

Von der Analyse zum fertigen Prozess

Der Systemeinsatz hat im täglichen Arbeitsalltag wesentliche Erleichterungen gebracht. Für den Rechnungsprüfungsprozess wird kein Papier mehr durch das Unternehmen bewegt. Die manuellen Tätigkeiten für die Aufbereitung der Papierbelege wurden an den Anfang des Prozesses verlagert. Im zentralen Posteingang werden die eingehenden Rechnungen vorsortiert. Die Erfassung der Eingangsrechnungen erfolgt mit bpi Scan Magic. Anschließend werden die Belege mit smart FIX ausgelesen, verifiziert und im Archiv abgelegt. Danach wird der Rechnungsworkflow mit BPM inspire eröffnet. Die Prüfung der Belege wird gegen die Bestelldaten und den erfolgten Wareneingang durchgeführt. Die automatische Prüfung wird nächtlich wiederholt. und in den elektronischen Workflow eingebracht. Anschließend erfolgt die Dunkelbuchung im Warenwirtschaftssystem M3. Neben den eingehenden Papierbelegen werden auch die elektronischen Rechnungen der Lieferanten mit dem E-Mail Konnektor von Insiders Technologies elektronisch eingelesen, verifiziert und weiterverarbeitet. „Die Workflows laufen rund, das automatisierte Abholen und Weiterleiten an die betreffenden Sachbearbeiter läuft im Prozess deutlich schneller. Die Bearbeitung ist schnell nachvollziehbar und nach kurzer Einweisung, einfach in der Handhabung. Die Akzeptanz in den Fachbereichen ist entsprechend hoch“, stellt Christina Telgheider fest.

Routinearbeiten automatisieren

Die Ergebnisse überzeugen bereits nach kurzer Zeit. Durch den automatisierten Rechnungsprüfungsprozess wurde bereits ein hoher Grad an Dunkelbuchungen erreicht. Der Abgleich gegen Bestellwesen und Warenwirtschaftssystem läuft zuverlässig. Die flexible Rechnungsbearbeitung führt bei Böllhoff zu einer spürbaren Reduzierung des Verarbeitungsaufwands. Die verschiedenen Reports und Statistiken stellen dem Einkauf und der Geschäftsleitung täglich die Auswertungen bereit, die für weitere Entscheidungen benötigt werden. Die Automatisierung ermöglicht schlankere Prozesse, umfangreiche Zeitersparnis, die Beseitigung von Fehlerquellen, führt zu deutlich kürzeren Umlaufzeiten und mehr Transparenz.

Zielerreichung mit Wunsch nach mehr

„80% der eingehenden Rechnungen werden dunkel gebucht. Das bedeutet Zielerreichung. Doch ebenso wichtig ist die Tatsache, dass alle am Prozess Beteiligten zufrieden sind. Böllhoff Deutschland und Tschechien arbeiten bereits mit der neuen Lösung. Der Rollout für weitere Standorte folgt. Damit ist die Bereitschaft von allen Seiten gegeben, die Idee der IT-Automatisierung weiter aufzugreifen und auszuweiten. Die guten Erfahrungen haben den Blick für die Prozesse geschärft. Wir werden weiter daran arbeiten die Automatisierung und Wirtschaftlichkeit zu optimieren “, zieht Ralf Fleer sein kurzes Fazit.

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