Der mittelständische Maschinenbauer ZELTWANGER optimiert die Geschäftsprozesse im Rechnungswesen. bpi solutions realisiert eine Workflowlösung auf Basis von enaio® INVOICE pilot und integriert die ERP-Anwendung von SAP.
ZELTWANGER
ZELTWANGER, das sind fünf in einer Holding-Struktur organisierte Unternehmen. Das Unternehmen fokussiert sich auf zwei Geschäftsfelder, die Auftragsfertigung sowie Prüf- und Automationslösungen. In beiden Kompetenzbereichen gehört ZELTWANGER zu den Technologie- und Innovationsführern. Mit Freude an Technik schaffen mehr als 470 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innovative Lösungen, um die industrielle Fertigung der Zukunft noch effizienter, intelligenter und nachhaltiger zu gestalten. Der Erfolg spiegelt sich in namhaften Kunden aus Zukunftsbranchen wie Elektromobilität, Biotechnologie, Halbleitertechnik, Raumfahrt und Medizintechnik wider.
Mit intelligentem Business Process Management die Rechnungsverarbeitung zu optimieren und automatisieren – das hat sich das Tübinger Unternehmen vorgenommen. Ziel des Projekts ist die effiziente, kostensparende Rechnungsverarbeitung. Denn das jährliche Belegaufkommen von ZELTWANGER liegt geschätzt bei ca. 25.000 Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Die daraus resultierende Anzahl an zu analysierenden Seiten pro Jahr liegt bei ca. 50.000 Seiten, das entspricht ca. 200 Seiten pro Arbeitstag. Die Rechnungen liegen sowohl in Papierform als auch als eMail-Anhang vor. Daher werden diese je Buchungskreis in einem der 7 Eingangspostfächer für Rechnungen empfangen.
enaio® INVOICE pilot optimiert die Prozesse im Rechnungswesen
Die Einführung der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit enaio® INVOICE pilot optimiert die Prozesse im Rechnungswesen für alle eingehenden Rechnungen in SAP. Alle für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen aus eingehenden Rechnungstypen werden automatisiert erfasst, sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene ausgelesen und in einen nachgelagerten Workflow weitergeleitet. Sind während der Genehmigungsprozesse Ergänzung von Konten, Kostenstellen und buchungsrelevanten Informationen notwendig, werden diese einfach hinzugefügt. Die Daten werden im SAP-System bis zur Freigabe und Buchung automatisiert weiterverarbeitet.
Die Buchhaltung erhält in einem zentralen Rechnungseingangsbuch in SAP volle Transparenz über sämtliche laufende Vorgänge. Im Detail können der Bearbeitungsstand und die Bearbeitungshistorie jeder einzelnen Rechnung angezeigt werden. Es wird sofort deutlich, in welchem Schritt des Prozesses sich die Rechnung befindet und welche Mitarbeiter in den Freigabeprozess involviert sind. Durch die sprachunabhängige Verarbeitung aller Rechnungen ist die Lösung für alle Standorte weltweit geeignet.
ZELTWANGER hat sich mit dem anpassbaren und erweiterbaren Best Practice Rechnungsfreigabeworkflow für eine moderne Lösung entschieden. Die automatisierte Eingangsrechungsverarbeitung entlastet die Buchhaltung von zeitraubenden manuellen Routinearbeiten und bringt mehr Transparenz in die standortübergreifende Organisation.
