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Effiziente Verarbeitung des Posteingangs mit der Digital Mailroom Suite von Insiders Technologies


Die Häcker Küchen GmbH & Co. KG

1938 als Bautischlerei in Rödinghausen gegründet, hat sich im Laufe der Zeit zu einem Industrieunternehmen mit heute über 1.400 Mitarbeitern entwickelt. Auf einer Produktionsfläche von 113.800 m2 und 16.000 m2 Verwaltungsfläche werden hochwertige Küchen gefertigt. Über den Vertrieb in 62 Ländern bei einem Exportanteil von 39,5 %, erzielte das Unternehmen 2016 einen Umsatz von 512 Mio. €.

Der Digitalisierungsdruck

Es gibt gleich mehrere Gründe, die Häcker Küchen bewogen haben, die Digitalisierung in der Verwaltung weiter konsequent anzugehen: Der hohe manuelle Aufwand sowie die große Herausforderung immer mehr Beleggut in der Eingangspost in kürzer Zeit zu bearbeiten. Ein Trend, der noch immer anhält. Ferner machten nachgelagerte Prozesse der Kapazitäts- und Tourenplanung es erforderlich, effiziente Strukturen und -abläufe zu definieren und aufzubauen. Hinzu kommt, um in Zeiten des Fachkräfteman
gels gut ausgebildete Arbeitskräfte zu binden, stellt die Gestaltung eines attraktiven Arbeitsumfelds mit digitaler Poststelle ein wichtiges Instrument dar. Es gab also viele Gründe, den möglichst umfassenden Digitalisierungsprozess in der Poststelle einzuleiten.

Die intensive Analyse

In Rödinghausen fiel die Entscheidung für die automatisierte Posteingangsbearbeitung, um einerseits den Bearbeitungsaufwand deutlich zu verschlanken und andererseits die Abläufe spürbar zu beschleunigen. Vorausgegangen war eine intensive Analyse der Prozesse, Volumina und des Zeitbedarfs. Die Eingangspost geht über verschiedene Kanäle in das Unternehmen ein: Papier, Fax und E-Mail. Insgesamt treffen auf diese Weise ca. 1.800 Vorgänge, Tendenz ansteigend, täglich im Unternehmen ein. Diese Vorgänge werden von 9 Personen bearbeitet. Das Beleggut muss zunächst gesichtet und nach Typ (Neubestellung, Bestelländerung, Musterküchenbestellung, Kundendienstaufträge, etc.) vorsortiert werden. Die wichtigsten Informationen von den Belegen werden im ERP-System HASe vorerfasst. Anschließend werden die Belege in die Fachabteilung zur weiteren Bearbeitung geleitet. Die Vorerfassung findet eine besondere Bedeutung bei der Kapazitäts- und Tourenplanung. Zudem ermöglicht es Häcker Küchen eine Vorabbestätigung an den Kunden zu senden. Nach Verarbeitung der Vorgänge in den Fachabteilungen werden diese in die Poststelle gegeben. Dort werden sie gescannt und im ECM System enaio von Optimal Systems abgelegt.

Schrittweise zum Ziel

Im März 2015 begann bpi solutions die Anwendung „Digital Mailroom“ von Insiders Technologies aus Kaiserslautern als Lösung für die digitale Posteingangsverarbeitung einzuführen. Mit den Produkten der smartFIX Digital Mailroom Suite können alle Dokumente aus allen Eingangskanälen über eine zentrale Plattform verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob es um Papierpost, Faxe oder um elektronische Kommunikation über E-Mail oder Internet geht. Alle relevanten Dokumentinformationen für verschiedenste Geschäftsvorfälle werden effizient erfasst und weiteren Prozessschritten bereitgestellt. Zunächst wurden drei Schwerpunkt-Klassen im Hause Häcker Küchen getestet. Schnell zeigte sich, dass mit der smartFIX Digital Mailroom Lösung die Prozesse effizienter bearbeitet werden können. Im Laufe des Jahres 2016 wurden entsprechend sämtliche Dokumentenklassen der Auftragsbearbeitung ergänzt. Nach der erfolgreichen Projekt- und Testphase bis zum Ende des Jahres, startete im Januar 2017 die Produktivnahme der Lösung smartFIX Digital Mailroom. „Der mehrstufige Prozess der Posteingangsbearbeitung erweist sich in der Praxis als hocheffizient. Wir haben heute eine schnelle Erfassung der Belege, mehr Transparenz in den Prozessen und können unsere Mitarbeiter bei manuellen Routinearbeiten entlasten“, zieht Robert Bonus, IT-Leiter bei Häcker Küchen, ein durchweg positives Projekt-Resümee. „Kontinuierlich wird die Weiterentwicklung der nunmehr produktiv arbeitenden Posteingangslösung vorangetrieben“.

Der technische Blick auf die Lösung

Aus technischer Sicht werden die Dokumente über die Eingangskanäle dem smartFIX Digital Mailroom Autoclassifier übergeben. Dieser Autoclassifier ermittelt anhand von definierten Trainingsmengen der einzelnen Klassen, die richtige Zuordnung zu der richtigen Klasse. Nach erfolgreicher Zuordnung werden die OCR Daten von den Belegen ausgewertet und den definierten Indexfeldern wie zum Beispiel Kundenanschrift, Bestellnummer, Lieferanschrift etc. zugewiesen. Die zugewiesenen Werte werden im smartFIX Verifier (Kontrollprogramm) überprüft, evtl. geändert und bestätigt. Nach erfolgreicher Verifikation wird das Dokument bzw. die Dokumente an das nachfolgende System übergeben.

Kontinuierlich besser werden

Das Projekt sollte sich gleichermaßen an den Wertevorstellungen des Unternehmens wie an technologischen Innovationen orientieren. Pioniergeist beweisen sowie weitsichtig denken und planen gehören zum Kern der Häcker Küchen-Unternehmensphilosophie, die sich sowohl in der Projektplanung wie auch im Projektmanagement und im Umgang mit den Menschen widerspiegeln. „Eine Schlüsselrolle bei der Optimierung der Prozesse spielen weiterhin die Menschen im Unternehmen. Eine sinngebende Tätigkeit, das spezifische Know-how und die Zusammenarbeit tragen maßgebend dazu bei, den Digitalisierungsprozess noch effizienter zu gestalten“,so Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung. „Letztlich werden wir damit den gestiegenen Anforderungen unserer Kunden an eine hohe Servicekompetenz gerecht“.

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