Effiziente Verarbeitung des Posteingangs mit der Digital Mailroom Suite
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    Effiziente Verarbeitung des Posteingangs mit der Digital Mailroom Suite von Insiders Technologies


    Effiziente Verarbeitung des Posteingangs bei der Häcker Küchen GmbH & Co. KG. 1938 als Bautischlerei in Rödinghausen gegründet, hat sich im Laufe der Zeit zu einem Industrieunternehmen mit heute über 1.400 Mitarbeitern entwickelt. Auf einer Produktionsfläche von 113.800 m2 und 16.000 m2 Verwaltungsfläche fertigt Häcker Küchen hochwertige Küchen. Über den Vertrieb in 62 Ländern bei einem Exportanteil von 39,5 %, erzielte das Unternehmen 2016 einen Umsatz von 512 Mio. €.

    Der Digitalisierungsdruck

    Es gibt gleich mehrere Gründe, die Häcker Küchen bewogen haben, die Digitalisierung in der Verwaltung weiter konsequent anzugehen: Einerseits der hohe manuelle Aufwand sowie die große Herausforderung immer mehr Beleggut in der Eingangspost in kürzer Zeit zu bearbeiten. Ein Trend, der noch immer anhält. Anderserseits machten nachgelagerte Prozesse der Kapazitäts- und Tourenplanung es erforderlich, effiziente Strukturen und -abläufe zu definieren und aufzubauen. Ferner kommt hinzu, in Zeiten des Fachkräftemangels gut ausgebildete Arbeitskräfte zu binden, stellt die Gestaltung eines attraktiven Arbeitsumfelds mit digitaler Poststelle ein wichtiges Instrument dar. Daher gab es also viele Gründe für eine effiziente Verarbeitung des Posteingangs, den möglichst umfassenden Digitalisierungsprozess in der Poststelle einzuleiten.

    Die intensive Analyse

    In Rödinghausen fiel die Entscheidung für die automatisierte Posteingangsbearbeitung, um einerseits den Bearbeitungsaufwand deutlich zu verschlanken und andererseits die Abläufe spürbar zu beschleunigen.

    Vorausgegangen war eine intensive Analyse der Prozesse, Volumina und des Zeitbedarfs. Die Eingangspost geht über verschiedene Kanäle in das Unternehmen ein: Papier, Fax und E-Mail. Insgesamt treffen auf diese Weise ca. 1.800 Vorgänge, Tendenz ansteigend, täglich im Unternehmen ein. 9 Personen bearbeiten diese Vorgänge. Das Beleggut muss zunächst gesichtet. Und nach Typ (Neubestellung, Bestelländerung, Musterküchenbestellung, Kundendienstaufträge, etc.) vorsortiert. Die wichtigsten Informationen von den Belegen sind im ERP-System HASe vorerfasst. Anschließend gehen die Belege in die Fachabteilung zur weiteren Bearbeitung. Denn die Vorerfassung findet eine besondere Bedeutung bei der Kapazitäts- und Tourenplanung. Zudem ermöglicht es Häcker Küchen eine Vorabbestätigung an den Kunden zu senden. Nach Verarbeitung der Vorgänge in den Fachabteilungen gehen diese in die Poststelle. Dort erfolgt der Scan und die Ablage im ECM System enaio von Optimal Systems.

    Schrittweise zum Ziel

    Im März 2015 begann bpi solutions die Anwendung „Digital Mailroom“ von Insiders Technologies aus Kaiserslautern als Lösung für die digitale Posteingangsverarbeitung einzuführen. Mit den Produkten der smartFIX Digital Mailroom Suite können alle Dokumente aus allen Eingangskanälen über eine zentrale Plattform verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob es um Papierpost, Faxe oder um elektronische Kommunikation über E-Mail oder Internet geht. Alle relevanten Dokumentinformationen für verschiedenste Geschäftsvorfälle werden effizient erfasst und weiteren Prozessschritten bereitgestellt. Zunächst wurden drei Schwerpunkt-Klassen im Hause Häcker Küchen getestet. Schnell zeigte sich die smartFIX Digital Mailroom Lösung bearbeitet die Prozesse effizienter. Im Laufe des Jahres 2016 erfolgt entsprechend die Ergänzung sämtlicher Dokumentenklassen in der Auftragsbearbeitung. Nach der erfolgreichen Projekt- und Testphase bis zum Ende des Jahres, startete im Januar 2017 die Produktivnahme der Lösung smartFIX Digital Mailroom.

    „Der mehrstufige Prozess der Posteingangsbearbeitung erweist sich in der Praxis als hocheffizient. Denn wir haben heute eine schnelle Erfassung der Belege, mehr Transparenz in den Prozessen und können unsere Mitarbeiter bei manuellen Routinearbeiten entlasten“, zieht Robert Bonus, IT-Leiter bei Häcker Küchen, ein durchweg positives Projekt-Resümee. „Darüber hinaus wird die Weiterentwicklung der nunmehr produktiv arbeitenden Posteingangslösung kontinuierlich vorangetrieben“.

    Der technische Blick auf die Lösung

    Aus technischer Sicht werden die Dokumente über die Eingangskanäle dem smartFIX Digital Mailroom Autoclassifier übergeben. Dieser Autoclassifier ermittelt anhand von definierten Trainingsmengen der einzelnen Klassen, die richtige Zuordnung zu der richtigen Klasse. Die Auswertung der OCR Daten von den Belegen erfolgt nach erfolgreicher Zuordnung und der Zuweisung der definierten Indexfeldern wie zum Beispiel Kundenanschrift, Bestellnummer, Lieferanschrift etc. Der smartFIX Verifier (Kontrollprogramm) überprüft die zugewiesenen Werte. Nach erfolgreicher Verifikation wird das Dokument bzw. die Dokumente an das nachfolgende System übergeben.

    Effiziente Verarbeitung des Posteingangs – kontinuierlich besser werden

    Das Projekt sollte sich gleichermaßen an den Wertevorstellungen des Unternehmens wie an technologischen Innovationen orientieren. Pioniergeist beweisen sowie weitsichtig denken und planen gehören zum Kern der Häcker Küchen-Unternehmensphilosophie, die sich sowohl in der Projektplanung wie auch im Projektmanagement und im Umgang mit den Menschen widerspiegeln. „Eine Schlüsselrolle bei der Optimierung der Prozesse spielen weiterhin die Menschen im Unternehmen. Eine sinngebende Tätigkeit, das spezifische Know-how und die Zusammenarbeit tragen maßgebend dazu bei, den Digitalisierungsprozess noch effizienter zu gestalten“, so Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung. „Somit werden wir damit den gestiegenen Anforderungen unserer Kunden an eine hohe Servicekompetenz gerecht“.

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