Stadtwerke Neumünster setzen bei ihrer Rechnungsverarbeitung auf bpi solutions. Mit zukunftsweisenden Projekten bringen die Stadtwerke Neumünster (SWN) die Automatisierung und Digitalisierung voran. Im Rahmen einer Prozessoptimierungsmaßnahme realisieren die IT-Experten der bpi solutions gemeinsam mit dem Projektteam der SWN die Einführung einer IT-gestützten, digitalen Rechnungsverarbeitung. Durch die Beschleunigung des Rechnungseingangs- und -buchungsprozesses erhöhen die SWN die Arbeitsproduktivität. Ferner wird die interne Prozesstransparenz und gleichzeitig die Skontoerträge gesteigert.
Über die Stadtwerke Neumünster
Die Stadtwerke Neumünster (SWN) sind ein regionales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen. Sie gehen auf die 1899 gegründete Baltische AG Licht-, Kraft- und Wasserwerke Neumünster zurück. Seit der Gründung des Unternehmens haben sich die SWN zu einem innovativen und nachhaltig ausgerichteten Unternehmen entwickelt. Die Leistungen und Produkte reichen weit über die Energieversorgung hinaus. Dabei versorgen die SWN die Region in und um Neumünster nicht nur zuverlässig mit Strom, Gas, Trinkwasser und Fernwärme. Darüber hinaus verlegen sie auch lichtschnelle Glasfaserkabel für die Telekommunikation. Ferner betreiben sie ein hochmodernes Wertstoffzentrum. Mit dem Bad am Stadtwald und einem gut vernetzten Busverkehr bringen die SWN die Menschen in Bewegung. Weil sie mit ihren zukunftsweisenden Projekten rund um die Energiewende und die Glasfasertechnologie für nachfolgende Generationen in die Zukunft der Region investieren.
Prozessoptimierung Rechnungsverarbeitung
Für die Sicherstellung von wirtschaftlichem Wachstum und Unternehmenserfolg arbeiten die SWN kontinuierlich an der Verbesserung und Automatisierung interner Prozesse. Daher sind leistungsfähige IT-Systeme mit Fokus auf moderne Workflows und hohen Automatisierungsgrad eine wichtige Voraussetzung für den zukünftigen Unternehmenserfolg. bpi solutions hat mit SWN im Zuge der Implementierung des digitalen Rechnungseinganges die notwendigen Steuerungsinstrumente zunächst anhand eines detaillierten Anforderungsprofils analysiert und definiert. Schließlich auch im Rahmen eines Umsetzungsprojektes implementiert. Mit dem Ergebnis die komplexen Aufgaben des Rechnungseingangs- und -buchungsprozesses passgenau abbilden zu können.
Der Erfolg liegt im Gesamtprozess. bpi solutions konzipierte eine Anwendung aus dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten aus eigenen Entwicklungen. Sowie des Hersteller Insiders Technologies und Inspire Technologies. So führt die Integration des ERP-Systems der Firma Wilken GmbH zu einer durchgängigen Bearbeitung. Sowie zu einer beschleunigten Abwicklung. Und eine höhere Transparenz über den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess erzielt.
Die schnelle, sichere Bearbeitung der digitalisierten Rechnungen setzt gute Analysewerkzeuge und wirkungsvolle Prüfroutinen voraus. Sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe, die für eine hohe Revisionssicherheit stehen. Deshalb setzen die Stadtwerke Neumünster bei ihrer Rechnungsverarbeitung auf bpi solutions
Die Erfassung sämtlicher für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen aus eingehenden und vordefinierten Rechnungstypen erfolgt automatisiert. Ergänzungen von Konten, Kostenstellen und buchungsrelevanten Informationen während des Genehmigungsprozesses werden einfach von Sachbearbeitern hinzugefügt. Die Lösung wird an die bei SWN eingesetzte führende Branchenlösung NTS.suite eingebunden. Dafür hat bpi gemeinsam mit der Wilken GmbH eine hochintegrierte Schnittstelle geschaffen. Der Austausch aller notwendigen Daten gelingt bidirektional. Weitere gesetzliche Anforderungen, wie die revisionssichere Archivierung, erfüllt die bestehende Archivlösung dataglobal CS.
Das Modul AVA
Die SWN beauftragt sowohl im Glasfaserbereich- als auch im Hausanschlusswesen jährlich wiederkehrend eine große Anzahl an Tiefbaumaßnahmen. Als Ergebnis gehen zwischen 3000 und 4000 Eingangsrechnungen ein. Die Bearbeitung läuft durch den Abgleich von Aufmaßen sehr ineffizient ab. So beauftragtedie SWN zur Vereinfachung des Abrechnungsprozesses ein neues Modul.
Dieses Modul genannt AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung), stellt die schnelle Verfügbarkeit aller benötigten Rechnungsinformationen bei den Projektpartnern (z. B. Tiefbauunternehmen oder beauftragte Ingenieurbüros) sicher. bpi solutions ermöglicht mit dem neuen AVA-Modul, das sich eng an den Bedürfnissen der Anwender orientiert, ein noch leichteres und intuitiveres Arbeiten. Sowie einen deutlich beschleunigten Workflow. Der Projektpartner schickt das Ist-Aufmaß. Zuvor wird der bestellte Auftrag ausgeführt. Das Ist-Aufmaß wird im AVA-Modul geprüft. Nach Freigabe des Ist-Aufmaßes wird über eine Schnittstelle zur Navision aus den gelieferten Daten des Ist-Aufmaßes eine ungebuchte Eingangsrechnung erzeugt. Diese Aufmaß-Rechnung hat ein Merkmal, welches den Bezug zum AVA-Vorgang kennzeichnet. Bei der Verarbeitung wird vor dem Erstellen einer neuen Eingangsrechnung das Feld AVA-Vorgang ausgewertet. Ist es leer, so erfolgt die Verarbeitung. Steht das Feld AVA-Vorgang auf JA, so wird keine neue Rechnung erstellt. Sondern es wird die bereits existierende Aufmaß-Rechnung zur weiteren Bearbeitung herangezogen. Diese Aufmaß-Rechnung wird mit einem Update versehen.
bpi solutions erreicht das Ziel durch die Vereinfachung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse. Damit gelingt den SWN eine deutliche Verkürzung der internen Bearbeitungszeit. Und damit die einhergehende schnellere Bezahlung der Rechnungen. Sowie die vermehrter Ausnutzung von Skonto bei gleichzeitig höherer Transparenz der Abläufe.
