SWN Stadtwerke Neumünster GmbH
SWN Stadtwerke Neumünster GmbH sind ein regionales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen in Neumünster. Sie gehen auf die 1899 gegründete Baltische AG Licht-, Kraft- und Wasserwerke Neumünster zurück.
Seit der Gründung des Unternehmens entwickelt sich die SWN zu einem innovativen und nachhaltig ausgerichteten Unternehmen. Die Leistungen und Produkte weit über die Energieversorgung hinausreichen. Dabei versorgen die SWN die Region in und um Neumünster nicht nur zuverlässig mit Strom, Gas, Trinkwasser und Fernwärme. Ferner verlegen sie auch lichtschnelle Glasfaserkabel für die Telekommunikation. Auch betreiben ein hochmodernes Wertstoffzentrum. Mit dem Bad am Stadtwald und einem gut vernetzten Busverkehr bringen die SWN die Menschen in Bewegung. Zumal sie mit ihren zukunftsweisenden Projekten rund um die Energiewende und die Glasfasertechnologie für nachfolgende Generationen in die Zukunft der Region investieren.
Für die Sicherstellung von wirtschaftlichem Wachstum und Unternehmenserfolg arbeiten die SWN kontinuierlich an der Verbesserung und Automatisierung interner Prozesse. Entsprechend sind leistungsfähige IT-Systeme mit Fokus auf moderne Workflows und hohen Automatisierungsgrad eine essenzielle Voraussetzung für den zukünftigen Unternehmenserfolg. bpi solutions analysierte mit SWN im Zuge der Implementierung des digitalen Rechnungseinganges die notwendigen Steuerungsinstrumente definiert. Zunächst anhand eines detaillierten Anforderungsprofils. Dann schließlich im Rahmen eines Umsetzungsprojektes implementiert. Mit dem Ergebnis die komplexen Aufgaben des Rechnungseingangs- und -buchungsprozesses passgenau abzubilden.
Prozessoptimierung
Der Erfolg liegt im Gesamtprozess. bpi solutions konzipiert die Anwendung aus dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten. Sowohl aus eigenen Entwicklungen, als auch des Hersteller Insiders Technologies und Inspire Technologies. Sowie einer integrierten Schnittstelle in das ERP-System Navision der Firma Wilken GmbH. Dies führte zu einer durchgängigen Bearbeitung, schnelleren Abwicklung und höheren Transparenz über den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess.
Die schnelle, sichere Bearbeitung der digitalisierten Rechnungen setzt gute Analysewerkzeuge und wirkungsvolle Prüfroutinen voraus. Ferner digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe, die für eine hohe Revisionssicherheit stehen.
Die Erfassung sämtlicher für die Geschäftsprozesse notwendigen Informationen geschieht aus eingehenden und vordefinierten Rechnungstypen automatisiert. Sind während des Genehmigungsprozesses Ergänzungen von Konten, Kostenstellen und buchungsrelevanten Informationen notwendig, fügt der Sachbearbeiter diese einfach hinzu. bpi realisierte gemeinsam mit der Wilken GmbH eine hochintegrierte Schnittstelle. Damit ist die Lösung an die bei SWN eingesetzte führende Branchenlösung NTS.suite integriert. Der Datenaustausch sämtlicher notwendigen Daten erfolgt so bidirektional. Die bestehenden Archivlösung dataglobal CS erfüllt weitere gesetzliche Anforderungen, wie die revisionssichere Archivierung.
Das AVA-Modul
Da die SWN Stadtwerke Neumünster GmbH beauftragt sowohl im Glasfaserbereich- als auch im Hausanschlusswesen jährlich wiederkehrend in großer Anzahl Tiefbaumaßnahmen. Dafür gehen zwischen 3000 und 4000 Eingangsrechnungen ein. Deren Bearbeitung läuft durch den Abgleich von Aufmaßen sehr ineffizient ab. Deshalb entwickelte bpi für die SWN zur Vereinfachung des Abrechnungsprozesses ein neues Modul. Dieses Modul kurz AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) genannt, stellt die schnelle Verfügbarkeit aller benötigten Rechnungsinformationen bei den Projektpartnern (z. B. Tiefbauunternehmen oder beauftragte Ingenieurbüros) sicher. bpi solutions ermöglicht mit dem neuen AVA-Modul, das sich eng an den Bedürfnissen der Anwender orientiert, ein noch leichteres und intuitiveres Arbeiten sowie einen deutlich beschleunigten Workflow.
Der Projektpartner schickt das Ist-Aufmaß, nachdem die bestellte Leistung erbracht wurde. Das AVA-Modul prüft das Ist-Aufmaß. Nach Freigabe des Ist-Aufmaßes wird über eine Schnittstelle zur Navision aus den gelieferten Daten des Ist-Aufmaßes eine ungebuchte Eingangsrechnung erzeugt. Diese Aufmaß-Rechnung hat ein Merkmal, welches den Bezug zum AVA-Vorgang kennzeichnet. Bei der Verarbeitung wird vor dem Erstellen einer neuen Eingangsrechnung das Feld AVA-Vorgang ausgewertet. Ist es leer, so erfolgt die Verarbeitung. Steht das Feld AVA-Vorgang auf JA, so wird keine neue Rechnung erstellt, sondern es wird die bereits existierende Aufmaß-Rechnung zur weiteren Bearbeitung herangezogen. Diese Aufmaß-Rechnung wird mit einem Update versehen.
bpi solutions erreicht das Ziel durch die Vereinfachung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse. Damit gelingt den SWN eine deutliche Verkürzung der internen Bearbeitungszeit und damit einhergehende schnellere Bezahlung der Rechnungen und vermehrter Ausnutzung von Skonto bei gleichzeitig höherer Transparenz ihrer Abläufe.
