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Workflow senkt Durchlaufzeiten von Tagen auf Stunden


Ganz im Sinne des Unternehmensslogans „From Sheep to Shop“ sorgen an den über 60 Standorten mehr als 2.000 Mitarbeiter dafür, dass vom Rohmaterial bis zum edlen Designerkleid alles zur rechten Zeit ans Ziel gelangt. Das Familienunternehmen nutzt seine vielfältige Erfahrung, um Märkte zu vernetzen, Distanzen effizient zu überwinden und bietet alle Leistungen individuell durchdacht seinen Kunden an. Meyer&Meyer setzt dabei auf die kontinuierliche Weiterentwicklung seiner Leistungen und Technologien. In einem Unternehmen dieser Größe ist die Bearbeitung der Eingangsrechnungen eine erhebliche Herausforderung: Rund 120.000 Rechnungen verteilen sich jährlich auf die sechs deutschen Niederlassungen und 15 Standorte des Unternehmens.

Herausforderung Prozessoptimierung

Rechnungen erreichten Meyer&Meyer in der Vergangenheit in Papierform, mit allen typischen verbundenen Nachteilen: Herausforderungen bei der Archivierung, Verteilungsprobleme, und insbesondere verzögernde Abrechnungsprozesse. „Nur wer die Rechnung vorliegen hatte, konnte sie einsehen“, erinnert sich Matthias Wessel, Projektleiter bei Meyer&Meyer. „Je nach Vorgang bedeutete das: Wenn beispielsweise das Controlling Informationen über eine Rechnung benötigte, musste aufwändig nachtelefoniert werden. War dann noch jemand in Urlaub, konnte der ganze Prozess ins Stocken geraten.“ Eine besondere Herausforderung war das beim Flottenmanagement, einem
wichtigen Geschäftsbereich des Unternehmens. Das Flottenmanagement beinhaltete eine ganze Reihe von Rechnungen für die eingesetzten Fahrzeuge. Um diese Rechnungen freigeben zu können, war regelmäßig eine Vor-Ort-Kontrolle notwendig. „Für die Freigabe der Rechnung musste natürlich bestätigt werden, dass der LKW wirklich da war – und das konnte nur jemand vor Ort vornehmen“, so Wessel. Nach dieser Prüfung wurde die Rechnung dann per Post nach Osnabrück geschickt und dort verbucht, bezahlt und ins Papierarchiv abgelegt. Um diese Prozesse zu beschleunigen, führte Meyer&Meyer schon vor einigen Jahren ein Rechnungseingangsbuch in der Zentrale in Osnabrück ein. Per Virtual Private Network (VPN) konnte sich jeder Mitarbeiter einloggen und Einblick ins Rechnungsarchiv nehmen. „Das war schon ein wesentlicher Fortschritt gegenüber den früheren Prozessen, bei denen die Controller regelmäßig ins Archiv laufen mussten“, so Wessel.

Ablaufbeschleunigung und Transparenz im Rechnungsdurchlauf

Um die gesamten Abläufe beim Rechnungseingang zu verbessern, setzen die IT-Verantwortlichen bei Meyer&Meyer auf ein IT-gestütztes Prozessmanagement. Wesentliche Ziele dieses Projektes: die Verbesserung der Kommunikation zwischen den sechs deutschen Standorten sowie eine generelle Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufes. Gleichzeitig sollten die Freizeichnungsprozesse transparenter gestaltet und die Rechnungsprüfung besser dokumentiert werden. „In der Vergangenheit hatten wir hier im Haus bei der Monatsabrechnung niemals echte Ist-Zahlen“, erinnert sich Wessel. „Die Rechnungen waren am Abrechnungstag teilweise noch unterwegs und konnten nicht berücksichtigt werden. Das war einfach nicht mehr zeitgemäß, erforderte hohen Aufwand und war ressourcenintensiv.“

Leistungsstarke Plattform für die vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse

Für die Umsetzung des Projektes fiel die Wahl auf das Software- und Beratungshaus bpi solutions aus Bielefeld. Meyer&Meyer arbeitet bereits seit 2002 mit bpi solutions zusammen. bpi solutions überzeugte mit Fachkompetenz und einer umfassenden Lösung, der Prozessmanagementsuite BPM inspire aus dem Hause Inspire Technologies. „Wir legen viel Wert auf den sicheren und schnellen standortunabhängigen Zugriff. Insbesondere war uns wichtig, keine eingeschränkte, sondern eine ganzheitliche Plattform bereitzustellen, mit deren Hilfe wir unternehmenskritische Prozesse abbilden können“, beschreibt Wessel die Entscheidung und ergänzt: „BPM inspire zeigte bei der Evaluation die notwendige Flexibilität und Kompatibilität, um an die bestehenden Systeme angedockt zu werden und trotzdem problemlos unsere Anforderungen zu erfüllen. Darüberhinaus hat bpi solutions als IT-Dienstleister langjährige positive Erfahrungen mit BPM inspire gesammelt und weiß wo bei Prozessoptimierungen anzusetzen ist.“

Effektive Arbeitsabläufe, kurze Auskunftszeiten, schnelle Rechnungsfreigabe

Alle Rechnungen, die nun bei Meyer&Meyer eingehen, werden gescannt, erkannt, klassifiziert und automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Die dem Prozess zu Grunde liegende Datenbank gleicht Lieferanten und Sachbearbeiter ab und sorgt so dafür, dass die Rechnung direkt auf dem richtigen Schreibtisch landet. Die manuelle, fehleranfällige Rechnungszuordnung wird so vermieden und der Durchlauf gleichzeitig beschleunigt. Die Weiterleitung und die Folge-Workflows werden von BPM inspire automatisch gesteuert und überwacht – ein wesentlicher Vorteil bei den komplexen Abläufen innerhalb der Rechnungsfreigabe. „Wir haben mit der neuen Lösung alle gesteckten Ziele erfüllt“, fasst Wessel zusammen. „Rechnungen laufen jetzt in zwei bis drei Stunden durch das gesamte Unternehmen. Dadurch haben wir einerseits einen besseren Einblick in unsere Zahlen, wir erfüllen aber auch die gesteckten Zahlungsziele leichter und können erheblich häufiger von Skonto profitieren.“

Der perfekte Start

„Auf dem Weg zur unternehmensweiten Prozesskonsolidierung haben wir eine spürbare Qualitätssteigerung bei den Stammdatensätzen und eine hohe Transparenz im Rechnungswesen erreicht.“ Die bisherigen Erfahrungen mit BPM inspire bestätigen, dass wir ein System gefunden haben, welches unsere Anforderungen auf ganzer Linie erfüllt“, resümiert Wessel.

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