10.05.2012

Die A-ROSA Flussschiff GmbH, Marktführer für Flusskreuzfahrten, baut den ECM-Bereich weiter aus. Das Unternehmen aus Rostock hat sich für den Einsatz der Vertragsmanagementlösung auf Basis von OS|ECM entschieden und hat bpi solutions mit der Implementierung beauftragt.


Die A-ROSA Flussschiff GmbH mit Sitz in Rostock ist mit ihren modernen Kreuzfahrtschiffen auf die schönsten Flüsse Europas spezialisiert und bietet vielfältige Themenreisen zu Kultur, Golf und Genuss. Mit einem innovativen Konzept aus leger-stilvollem Urlaub, einem vielfältigen Freizeitprogramm und luxuriöser Ausstattung an Bord bietet das Unternehmen Kreuzfahrten mit Premiumcharakter. Die Flotte umfasst derzeit neun Schiffe. Rund 365 Mitarbeiter werden durch das Unternehmen mit Sitz in Rostock und Chur (Schweiz) beschäftigt.

A-ROSA setzt bereits die ECM-Software OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS ein und baut mit der Vertragsmanagement-Lösung die Informationsmanagement-Plattformweiter aus. Mit der digitalen Vertragsakte auf Basis von OS|ECM will A-ROSA alle Informationen über Vertragspartner und -inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten aufbereiten. Aktuell hat bpi solutions die verschiedenen Vertragsvorlagen für das automatisierte Erstellen von Verträgen realisiert. Damit wird sichergestellt, dass inhaltlich abgestimmte Vertragsvorlagen zur Erstellung der Verträge unter Verwendung eines einheitlichen Layouts genutzt werden. In den Vorlagen werden automatisiert die Daten aus dem bestehenden OS| ECM übernommen, so z.B. die Anschrift der Vertragspartner, Datumsangaben, Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen, etc. Der integrierte Workflow erlaubt jederzeit Ergänzungen und Änderungen an den Vertragsvorlagen vorzunehmen und regelbasiert den Anwendern zur Verfügung zu stellen. Über eine neue Schnittstelle werden Multifunktionsgeräte von Canon für den Scan von Dokumenten in das ECM-System integriert. Zukünftig werden die gescannten Dokumente zu den Vertragsunterlagen in OS|Contract beigefügt. Neben den Agenturverträgen wird die Lösung auch für die interne Verwaltung eingesetzt, z.B. für Verträge im Personalbereich.

bpi solutions überzeugte mit einer kurzen Implementierungszeit von nur wenigen Tagen. A-ROSA hat mit der Vertragsmanagement-Lösung einen vollständigen Überblick über alle im Unternehmen befindlichen Verträge sowie deren Status. wie z.B. Laufzeiten und die eingehenden und ausgehenden monetären Bewegungen. Ferner wird die Kündigungszeit überwacht und der Anwender rechtzeitig vor Ablauf einer Frist darüber informiert.

Das Vertragsmanagement mit OS|ECM gibt A-ROSA mehr Transparenz über die laufenden Vorgänge. Die neue Lösung beschleunigt die Geschäftsprozesse und unterstützt die Qualitätssicherung im Unternehmen.